Verfahrensdokumentationen für Buchhalter und Unternehmen

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Mit der Software zur Verfahrensdokumentation smartdocu® der Zeit voraus.
Keine Blöse wegen fehlender Verfahrensdokumentation bei der Betriebsprüfung.

Im Rahmen der Anpassungen für die digitalen Prozesse in Buchhaltungsunternehmen, Steuerkanzleien und Unternehmen, welche überall Einzug halten, wurden von den Finanzbehörden die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) zum 01.01.2015 angepasst und veröffentlicht. Ob und wieweit diese Anordnungen in der GoBD sinnvoll sind oder nicht, soll nicht Thema dieses Beitrages sein. Sichergestellt werden kann, dass diese Anordnungen auch für Buchhaltungsbüro, Buchhalter und Bilanzbuchhalter laufend an die Gegebenheiten der Digitalisierung und Automatisierung angepasst und überarbeitet werden.

Wir möchten uns hier auf einen Punkt konzentrieren, der eine der Grundlagen der GoBD darstellt: Die Verfahrensdokumentation. Die Resonanz darauf, von Buchhaltungsbüro, bzw. Steuerberatern ebenso wie auch von Unternehmern, war eher gering. Viele wissen noch immer nichts darüber, oder ignorieren das Thema sogar. Sie glauben, weil die GoBD nur eine Anordnung, aber kein Gesetz ist, diese nicht umsetzen zu müssen. Hierbei werden viele Gründe gefunden, das Thema nicht zu beachten.

Nehmen Sie diese GoBD Anordnung nicht auf die leichte Schulter.

Ihr Buchhaltungsbüro, bzw. Steuerberater oder Ihre Steuerkanzlei ist seiner Informationspflicht Ihnen gegenüber sicher nachgekommen und hat Sie ausführlich über die GoBD bzw. die Verfahrensdokumentation, entweder per Anschreiben oder auf seiner Homepage, informiert. Nur was ist daraus geworden? Wahrscheinlich relativ wenig bis gar nichts. Das Schreiben bzw. die Informationen zur Verfahrensdokumentation wurden wahrscheinlich in den meisten Fällen einfach nicht beachtet oder liegen gelassen.

Heute, Jahre später, trägt die Verfahrensdokumentation schön langsam die ersten Triebe. Aber weit gefehlt: nicht die Steuerberater oder deren Mandanten setzen sich mit dem Thema auseinander, sondern die Finanzbehörden sehen bei den ersten digitalen Betriebsprüfungen ganz genau hin und verlangen für den jeweiligen Prüfungszeitraum die entsprechende Verfahrensdokumentation.

Was passieren muss, passiert: Das Unternehmen kann keine Verfahrensdokumentation vorweisen. Naja, ist ja nicht so schlimm, denken sich alle. Doch stellt sich der Betriebsprüfer quer, nimmt er einfach eine Hinzuschätzung in Höhe von drei Prozent vor. Einfach so, lediglich weil die Verfahrensdokumentation fehlt. Der Unternehmer sieht dann fragend seinen Steuerberater an, der Steuerberater seinen Mandanten …

Mit einer einfachen und smarten cloudbasierten Software für Verfahrensdokumentation können Sie als Buchhaltungsbüro oder Unternehmen sehr schnell die gewünschten Ergebnisse erzielen. Aus GoBD konformen Taxonomien oder Vorlagen können Sie für Ihren Mandanten oder Ihr Unternehmen die richtigen Bereiche dokumentieren. Egal wie viele Bereiche im Unternehmen abgedeckt werden müssen, Kasse, Faktura, Lager, Einkauf, Dokumentenmanagement, Rechnungen, Fuhrpark, Bewerbungen, usw. Die Software für Verfahrensdokumentation von smartdocu® ist selbsterklärend und führt Sie mit einem Interviewleitfaden durch die benötigten Bereiche bei Ihrem Mandant oder im Unternehmen. Mit der Software für Verfahrensdokumentatio smartdocu® können Sie gemeinsam mit Ihrem Buchhaltungsbüro oder vollkommen selbstständig alle kritischen Bereiche oder Abteilungen in Ihrem Unternehmen dokumentieren. Historisierung und einen Bericht stehen am Schluss für Sie bereit. Nun steht auch für den Betriebsprüfer alles korrekt zur Verfügung. So einfach und schnell ging die Erstellung einer Verfahrensdokumentation noch nie.

Die Möglichkeiten, welche am Ende des Tages übrig bleiben, sind dann recht überschaubar. Entweder die drei Prozent Hinzuschätzung annehmen, oder gegen die Hinzuschätzung Einspruch einlegen und zwischen zwei und fünf Jahren auf das Urteil vom Finanzgericht warten.

Sie als Mandant werden Ihrem Buchhaltungsbüro oder Steuerberater vorwerfen, dass nichts unternommen wurde und er wird Sie darauf hinweisen, dass er Sie über die Verfahrensdokumentation informiert hat. Was bleibt, ist die Diskussion wer, was, wann und wieso nicht korrekt umgesetzt hat. Völlig überflüssig, denn Fakt ist: Jedes Unternehmen braucht eine Verfahrensdokumentation. Ende der Diskussion. Andernfalls kann es passieren, dass der Betriebsprüfer die oben beschriebenen Maßnahmen der Finanzbehörde umsetzt.

Mit smartdocu® ist die Erstellung einer Verfahrensdokumentation einfach, schnell und sicher.

Sie brauchen keine Verfahrensdokumentation? Weit gefehlt.

Sollten Sie, ihr Buchhaltungsbüro oder Ihr Steuerberater zu dem Ergebnis kommen, dass in Ihrem Unternehmen keine digitalen Belege oder Transaktionen eingesetzt werden und daher keine Verfahrensdokumentation notwendig ist, sind Sie leider auf dem Irrweg. Aber wir möchten niemanden bevormunden. Entscheiden Sie gemeinsam mit Ihrem Steuerberater, ob eine Verfahrensdokumentation für das jeweilige Unternehmen sinnvoll ist oder nicht.

Im Folgenden ein paar Beispiele, wann eine Verfahrensdokumentation notwendig ist. Auch, wenn auf den ersten Blick vielleicht keine digitalen Belege vorhanden sind.

• Das Führen eines digitalen Kassenbuches
• Das Führen eines PC-Kassenprogrammes
• Empfangen und Speichern von Rechnungen per E-Mail als Anhang
• Versenden und Speichern von Bestellungen per E-Mail als Anhang
• Empfangen und Speichern von digitalen Kontoauszügen
• Versenden und Speichern von SEPA Dateien im Zahlungsverkehr
• Ablage von digitalen Belegen auf einem EDV System
• Ablage von digitalem Schriftverkehr auf einem EDV System
• Erstellung von digitalen Angeboten, Lieferscheinen und Rechnungen
• Speichern von digitalen Unterlagen und Abrechnungen für Firmenfahrzeuge
• Speichern von digitalen Unterlagen zum Bewerbermanagement
• Lagerbuchhaltung bzw. Lagerführung
• Dokumentation eines eingesetzten Dokumentenmanagementsystem

Hier finden Sie weitere Hinweise & Bereiche, welche seit Einführung der GoBD am 01.01.2015 für Sie wichtig sein könnten. Diese Punkte sind seit Einführung der GoBD nicht mehr zulässig oder kritisch.

• Schreiben von Rechnungen mit Word und Excel
• Ablage dieser Rechnungen auf dem Dateisystem bzw. im Explorer der EDV Anlage
• Ablage von E-Mails auf dem Dateisystem bzw. im Explorer der EDV Anlage
• Ablage des Schriftverkehrs auf dem Dateisystem bzw. im Explorer der EDV Anlage
• Keine Umsetzung zur Führung und Pflege einer Verfahrensdokumentation

Wir können Ihnen nur einen Rat geben: Nehmen Sie diese Informationen ernst. Es hilft keinem, sich darüber aufzuregen. Das macht die Sache nicht besser, ganz im Gegenteil. Warum? Weil Sie dann wieder wichtige Zeit verlieren.

Software für Verfahrensdokumentationen smartdocu®. Einfach, schnell und sicher.

HIer finden Sie den YouTube Video zum Thema Verfahrensdokumentation

Hier finden Sie die Fragen und Hinweise zum Thema Verfahrensdokumentation für Buchhaltungsbüros

Hinweis in eigener Sache:
Diese Thema wird kontrovers diskutiert. Ob es nun nötig ist oder nicht. Meinungen, Zwänge, Pflicht, Sinn, Unsinn, Nöte, Wichtigkeit, Sichtweisen, Anmerkungen, Strömungen oder der eigene Anspruch bzw. die persönliche Umsetzung spielen bei den Fragen keine Rolle. Für uns zählt die Information als wichtigster Hinweis.

1. Bin ich von meinem Buchhaltungsbüro oder Steuerberater über die Verfahrensdokumentation informiert worden?
   Das sollten Sie bitte mit Ihrem Buchhaltungsbüro und/oder Steuerberater klären. Denn dieser hat eine gewisse Informationspflicht ihnen als Mandant gegenüber, dass Sie als Unternehmen eine Verfahrensdokumentation benötigten. Dies bedeutet nicht, dass ihr Buchhaltungsbüro oder Ihr Steuerberater für Sie eine Verfahrensdokumentation erstellen muss. Dafür sind Sie als Unternehmer selbst verantwortlich.
   
   
2. Gilt die Verfahrensdokumentation nur für die Zukunft oder auch für die Vergangenheit?
   Diese Frage stellen sich viele. Dann warte ich eben, bis eine Betriebsprüfung ansteht, dann habe ich ja immer noch genug Zeit eine Verfahrensdokumentation zu erstellen. Warum jetzt was tun, was ich vielleicht nie brauche. Entschuldigung, weit gefehlt. Die Verfahrensdokumentation beschreibt die Vorgänge in der Vergangenheit im Unternehmen, die heute gar nicht mehr komplett und mit der nötigen Zeitachse bzw. zeitnah dargestellt werden können. Dies ist ein Irrglaube dem viele aufsitzen. Hier sollten Sie als Unternehmen unbedingt handeln und nicht warten.
   
   
3. Was kann mir passieren, wenn ich keine Verfahrensdokumentation bei der Betriebsprüfung vorweisen kann?
   Hier gehen die Meinungen leider ganz weit auseinander. Es kursieren „Horrormeldungen“ wie „Hinzuschätzungen“ oder „Verwerfen der Buchhaltung“, genau wie „es passiert überhaupt nichts“. Beides muss man einzuordnen wissen und dies sind immer spezielle Aussagen, die nur im Kontext mit den Informationen und den Hintergründen aus dem jeweiligen Unternehmen, dass geprüft worden ist und den negativen Eigenschaften dort, die vom Betriebsprüfer festgestellt worden sind. In Bundesländern wie NRW reagieren die Betriebsprüfer empfindlicher auf das Fehlen der Betriebsprüfung, als in anderen Bundesländern. Entscheidend ist, dass das Thema Verfahrensdokumentation Fahrt aufnimmt und eine immer größere Rolle spielen wird.
   
   
4. Bin ich als Mandant/in oder Unternehmer/in für die Verfahrensdokumentation verantwortlich?
   Ja, es ist immer das Unternehmen, Geschäftsführer/in, Inhaber/in, usw. selbst verantwortlich. Für die Verfahrensdokumentation ist ihr Steuerberater nur als Informant zu den ausgelagerten Prozessen nötig. Gegenüber dem Finanzamt, bzw. Betriebsprüfern oder den Behörden ist der Geschäftsführer der Ansprechpartner zum Thema Verfahrensdokumentation. Ihr Steuerberater sollte Sie nur zu dem Thema informiert haben, dass die Verfahrensdokumentation künftig bei Betriebsprüfungen eine immer größere Rolle spielen wird.
   
   
5. Welche Unternehmensprozesse sollten dort als Basis enthalten sein?
   Grundsätzlich stehen dort erst einmal die digitalen Prozesse (Auszug) im Vordergrund.
   • Buchhaltungsprozesse
   • Importprozesse von Fremdprogrammen oder Produkten
   • Scannen von Belegen unabhängig ob am Standard oder mobil mit einer APP gescannt wird
   • Die digitale Verarbeitung von Belegbildern oder digitalen Rechnungen
   • Digitale Kassenerfassungen, bzw. digitale Kassensysteme
   • Wer, von wem und wie werden diese Daten im Unternehmen verarbeitet
   • Wo werden diese Daten gespeichert, historisiert und geschützt
   • Die Datensicherheit und der Datenschutz
   • Welche Softwaresysteme kommen zum Einsatz
   
   Eine komplette Liste aller Verfahren, hängt immer vom Einsatz der Systeme und Prozesse ab. Aber die GoBD gibt hier einen guten Anhaltspunkt, was umzusetzen ist. Ihr Steuerberater sollte Sie hier auch unterstützen können. ggf. greifen Sie auf externe Unterstützung von Digitalberatern zurück.
   
   
6. Müssen KMU Unternehmen eine Verfahrensdokumentation erstellen?
   Grundsätzlich gilt, dass die Unternehmensgröße absolut keine Rolle spielt, ob eine Verfahrensdokumentation erstellt werden muss. Jedes Unternehmen benötigt diese Verfahrensdokumentation. Diese muss nur unterschiedliche Ausprägungen und Prozesse darstellen, die im Unternehmen durchgeführt oder benutzt werden.
   
   
7. Welche Software für Verfahrensdokumentation ist dafür geeignet?
   Die Anforderungen sind ganz einfach.
   
   - Intuitive Verarbeitung ohne Einarbeitung
   - keine Softwareinstallation
   - Cloudbasiert für einfaches gemeinsames Arbeiten mit Partnern wie Steuerberater oder Buchhaltungsbüro
   - GoBD sichere bzw. konforme Vorlagen oder Taxonomien
   - Verfahrensdokumentation mit integriertem IKS
   - Historisierung der Datenbestände
   - ein Berichtswesen als Ergebnis
   - kostenlose Software für Vefahrensdokumentation, nein leider nicht
   - eine einfache und smarte Software für Verfahrensdokumentation von smartdocu®
   
   Mit der Software für Verfahrensdokumentation von smartdocu® haben Sie alle Punkte vereint.
   
   
8. Brauche ich für die Erstellung der Verfahrensdokumentation mein Buchhaltungsbüro oder einen Steuerberater?
   Grundsätzlich erst einmal nicht. Das Unternehmen ist für die Darstellung der Prozesse selbst verantwortlich. Es kommt aber darauf an, welche Prozesse im Unternehmen, z.B. Buchführung, Rechnungswesen, CRM, ERP, Fakturation, Lager, Wareneinkauf, Fahrzeugverwaltung, Reisekosten, Personalverwaltung, Bewerberverwaltung, Lohnbuchhaltung, usw. ausgeführt werden. Und vor allen Dingen von wem werden diese Prozesse durchgeführt oder geprüft. Ist der Steuerberater mit in die Prozesse involviert, brauchen Sie seine Informationen zur Verfahrensdokumentation, bzw. zum IKS.
   
   
9. Wie werden die Themen Verfahrensdokumentation, IKS bzw. TAX Compliance für ein Unternehmen transparent abgebildet?
   Diese Frage in einem oder zwei Sätzen korrekt zu beantworten wäre nicht möglich. Die Verfahrensdokumentation, IKS bzw. TAX Compliance hängen eigentlich sehr stark von den Prozessen im Unternehmen ab, die dort ausgeführt, umgesetzt und natürlich dann auch dokumentiert werden, um im Falle eines „Problems“ im Unternehmen nachweisen zu können, dass es zwar einen Fehler im Unternehmen gegeben hat, aber dieser trotz IKS und Verfahrensdokumentation aufgetreten ist. Damit wird das Thema „Vorsatz“ oder das hässliche Wort „Steuerverkürzung“ nicht sofort aufs Tablett gebracht.
   
   
10. Ist die Verfahrensdokumentation eine einmalige Sache, die zu erstellen ist?
    Leider nein. Dieses Thema begleitet ein Unternehmen, egal wie groß, permanent und muss auch z.B. mindestens ein bis zweimal pro Jahr aktualisiert bzw. überprüft werden, ob die Prozesse im Unternehmen noch zur Dokumentation passen.
    
    
11. Welche Lösungsmöglichkeiten, Software oder Softwarelösungen für Verfahrensdokumentationen für Unternehmen gibt es?
    Derzeit gibt es eine ganze Reihe von Möglichkeiten, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen. Immer abhängig von der Unternehmensgröße und dem Ziel das verfolgt wird. Von der PDF-Vorlage die viele kostenlos zur Verfügung stellen, bzw. zur Softwarelösung von smartdocu®, die als Cloud- oder Onlinelösung alle Voraussetzungen erfüllt. Vorlagen- oder Taxonomieverwaltung, Berichte, Historisierung, Kollaboration mit dem Steuerberater oder IT-Partner, IKS und TAX Compliance.
    
    
12. Kann ich als Unternehmen im Rahmen der „Go Digital“ Initiative des Bundes Förderleistungen beantragen?
    Ja, über die Seite "Go-Digital" können über das Förderprogramm „Go-Digital“ Förderleistungen für die digitale Umsetzung von Geschäftsbereichen beantragt werden. Hierzu gehören Leistungen wie „Digitalisierte Geschäftsprozesse“, „IT-Sicherheit“ bzw. „Digitale Markterschließung“. Über diese speziell geschulten Berater können Sie diese Leistungen beantragen und abrufen. Hier finden Sie Förderberater zu Ihrer Unterstützung.
    
    
13. Wieviel kostet eine Software für Verfahrensdokumentation für mein Unternehmen?
    Diese Frage wird am häufigsten gestellt. Muss ich dafür Geld ausgeben oder ist das nur wieder eine Masche von Staat bzw. meinem Steuerberater. Etwas beschäftigen muss man sich mit dem Thema Verfahrensdokumentation im Unternehmen schon. Es mit einem Handstrich vom Tisch zu weisen geht einfach nicht. Laden Sie sich eine kostenlose PDF-Vorlage für eine Verfahrensdokumentation herunter und füllen diese aus. Sie sollten aber wissen, dass dies viele Nachteile mit sich bringt. HIstorisierung und fachliche fehlende Hinweise zur GoBD sind zu beachten. Oder geben Sie eine Verfahrensdokumentation schnell extern in Auftrag. Die Gefahr besteht, dass dort nicht die für Sie nötigen Bereiche vorhanden sind und Sie bei der nächsten Betriebsprüfung ggf. unangenehme Fragen bekommen. Gehen Sie zu Ihrem Buchhaltungsbüro oder Steuerberater und sprechen Ihnen darauf an. Mit smartdocu® haben Sie, Ihr Buchhaltungsbüro oder Ihr Steuerberater dafür die beste Lösung und Sicherheit in der Betriebsprüfung. Wieviel Geld es kostet, werden Sie als Unternehmer erst merken, wenn Sie keine oder die falsche Verfahrensdokumentation in Zukunft haben. Aber dann ist es zu spät.
    
    Kostenlos wird es nie sein, weil dahinter fortwährendes Wissen und Weiterentwicklung stehen. So wie in Ihrem Unternehmen die Entwicklung auch immer weiter geht.
    
    
    
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