Automatisierung von Lohn & Gehalt

Zeitersparnis durch digitale Verbindungen zum Mandanten

Manuelle Prozesse, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Buchhaltungsservices oder Unternehmen immer noch zuhauf ausführen und bei denen immer wieder Fehler passieren, müssen durch Software-Lösungen voll automatisiert, sicher und präzise ablaufen. Dann kann nichts mehr vergessen oder übersehen werden. Auch solch dramatische Fehler, wie z. B. die Bereitstellung von Mandantendaten bei einem anderen Mandanten oder die Verwechslung von Emailempfängern gehören der Vergangenheit an. Das hat sicher jeder schon erlebt. Genau für diese Funktionen, absolut zeitgesteuert und ohne Benutzerinteraktion können die durch das hmd.lohn Programm bereitgestellten PDF-Dateien dem hmd.netarchiv, also der Cloud Lösung für Steuerberatungskanzleien übergeben werden.

Es werden immer wieder die Worte digitale Personalakte, eLohn Akte, eMitarbeiter, usw. benutzt. Ob Sie nun nur die Lohnauswertungen in PDF dem Mandanten in der Cloud zur Verfügung stellen oder auch die Mitarbeiterlohnabrechnungen dort für das Personal des Mandanten hinterlegen, spielt keine Rolle. Nur bitte diese sensiblen Daten nicht per Email Anhang versenden.

Auch die Ablage der gesamten Personaldaten des Mandanten, z.B. Verträge, Krankmeldungen, Abmahnungen, Zeugnisse, Mitarbeitergespräche, u.v.m. lässt sich in Verbindung mit dem Dokumentenmanagement digital umsetzen. Schritt für Schritt natürlich.

Dabei geht es im Lohn- und Gehaltsprogramm nicht nur um den hmd.lohn. Nein, auch aus DATEV Lohn & Gehalt, DATEV Lohn RZ und dem SBS Lohn von ADDISON können die bereitgestellten PDF-Dokumente direkt aus der Verzeichnis- bzw. Ordnerstruktur voll automatisiert an das hmd.netarchiv des Mandanten übergeben werden. Möchten Sie nicht nur die Lohnauswertungen für den Mandanten, sondern auch direkt die Lohnabrechnungen aller Mitarbeiter dort ablegen, lässt sich dies ebenso integrieren.

Ein sofort spürbarer Mehrwert und Erleichterung für alle Beteiligten

Durch die sehr einfache, flexible und sichere Verarbeitung aller PDF-Dokumente entsteht für den Buchhaltungsservice und den Mandanten ein echter Mehrwert, den beide Partner sofort spüren und nutzen können. Auf einem Server beim Buchhaltungsservice wird der sogenannte „Lohnverteildienst“ installiert und dann konfiguriert. Konfiguriert bedeutet, dass das Ablageverzeichnis der PDF-Dateien hinterlegt wird. Die Dateinamen werden einmal als „Erkennung“ eingepflegt, um den Umfang zu definieren und als Sicherheitsfunktion werden „Mitarbeiternamen, Mitarbeiternummern, Mandantennummern usw. als Querverweise festgelegt. Nach diesen wird über die Volltextsuche in der PDF-Datei gesucht, um zu verifizieren, ob die Auswertungen auch zum entsprechenden Mandanten, dem richtigen Zeitraum und zum jeweiligen Mitarbeiter gehören. Erst nach erfolgreicher Prüfung werden die Daten zugestellt.

Nach der Verteilung werden die verteilten Dokumente, auf Wunsch, in ein Sicherungsverzeichnis verschoben und gezippt. Dieses Sicherungsverzeichnis wird dann, in einem angegebenen Rhythmus, immer wieder gelöscht.

Voll automatisiert, aber dennoch flexibel und individuell

Derzeit verteilen wir voll automatisch alle Lohn & Gehaltsabrechnungen an Mitarbeiter, Lohnsteueranmeldungen, Lohnjournale, Krankenkassenauszahlungslisten, Umlagelisten, Buchungslisten, Beitragsnachweise und Betragsabrechnungen. Gerne können auch noch weitere Listen nach freier Wahl dort mit aufgenommen und automatisiert verteilt werden.

Damit ist sichergestellt, dass der gesamte Auswertungsbereich in Lohn & Gehalt voll automatisiert in Form von PDF-Dokumenten an den Mandanten übergeben werden kann. Auch wenn nachträglich noch neue Auswertungen hinzukommen, Vormonatskorrekturen oder Anpassungen durchgeführt werden, werden diese sofort nach der Bereitstellung als PDF-Datei dem Mandanten übergeben.

Und Ihr Mandant bzw. die Mitarbeiter Ihres Mandanten werden per E-Mail informiert, dass im Postfach neue Auswertungen vorhanden sind oder eine neue Gehaltsabrechnung hinterlegt wurde. Bequem per Mausklick werden Sie zu ihrem hmd.netarchiv geführt und nach der Authentifizierung stehen alle Auswertungen für den Mitarbeiter oder für das Unternehmen zur Verfügung. Entweder als Download zum Ansehen und Drucken oder als Archivfunktion. Damit sind die Zeiten, in denen E-Mails mit Lohn & Gehaltsunterlagen an den Mandanten geschickt worden sind, vorbei. Ebenso ist damit auch die Sicherheit der verschlüsselten Übertragung von Daten vom Buchhaltungsservice an den Mandanten gewährleistet.

Mit der hmd.lohn Automatisierung können

• Lohnauswertungen für hmd.lohn bereitgestellt werden.
• Lohnauswertungen für DATEV Lohn & Gehalt bereitgestellt werden.
• Lohnauswertungen von SBS, AGENDA, STOTAX, usw. bereitgestellt werden.
• Lohnabrechnungen für alle Mitarbeiter bereitgestellt werden.
• PDF-Dokumente durch den Volltext zusätzlich überprüft werden.
• Dokumente zusätzlich als Archivfunktion abgelegt werden.
• freie Organisationsstrukturen angelegt werden.
• Zugriffsbeschränkungen für das Unternehmen oder den Mitarbeiter angelegt werden.

Vorteile mit der hmd.lohn Automatisierung

• freie Konfiguration der Ablageverzeichnisse
• freie Konfiguration der Volltextsuche in PDF-Dateien, nach Nummer und Namen
• freie Suchalgorithmen für die Suche nach Dateinamen oder Inhalten
• voll automatischer Dienst ohne Benutzereingriff
• Einhaltung der Vorschriften zur verschlüsselten Übertragung in der AO
• verschlüsselte Übertragung aller Dokumente im hmd.netarchiv
• die Software läuft als „Dienst“ auf einem Ihrer Server
• frei wählbare Archivstruktur für den Mandanten
• Volltextsuche über alle Dokumenteninhalte in der Cloud
• schneller Direktzugriff aus dem hmd.personalcockpit