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Automatisierung Finanzbuchhaltung

Finanzbuchhaltung in Echtzeit - Automatisierung

Schnell, direkt und sicher.

Automatisierung Finanzbuchhaltung in Echtzeit

Automatisierung Rechnungwesen in Echtzeit

Dabei spielt es keine Rolle ob die digitale Buchhaltung beim Buchhaltungsservice oder im Unternehmen direkt erstellt wird. Wichtig ist, dass die zu automatisierten Abläufe sicher, schnell und GoBD konform vonstattengehen.

Automatisierung und Digitalisierung im Rechnungswesen - Buchhaltung in Echtzeit

In unserer digitalen Finanzbuchhaltung gibt es viele Möglichkeiten, bestimmte Arbeitsabläufe zu automatisieren. Das beginnt bei Importroutinen und endet bei der automatisierten Erkennung und Verbuchung von Fibu-Belegen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie nur eine Schnittstellendatei für den Rechnungseingang oder Rechnungsausgang verarbeiten möchten oder die gesamte Finanzbuchhaltung per Schnittstelle von einem anderen Mandanten importieren.

Schnelle Automatisierung der digitalen Buchhaltung?
Das kann je nach Stand der digitalen Finanzbuchhaltung beim Mandanten im Buchhaltungsservice kann dies durchaus sinvoll sein. Prozesse wie die Integration der digitalen Kontoauszüge aus den Bankkonten, Erzeugen von Buchungsvorschlägen, Automatische Verbuchung von Importschnittstellen vom Rechnungsausgang oder Kassenbüchern. Ein integriertes Dokumentenmanagement und eine GoBD konforme Durchführung ist Pflicht.

Automatisierung heißt auch, digitale Kontoauszüge, Bankbelege, Stammdaten, Debitoren, Kreditoren sowie Belege usw. zu verarbeiten. Es muss nicht sein, dass Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter in derBuchhaltung immer wieder die gleichen, stupiden und immer wiederkehrende Arbeitsschritte manuell ausführen müssen.

Automatisierte Prozesse im Rechnungswesen Buchhaltungservices | Buchhalter

Eine Automatisierung folgt immer den gleichen Vorgaben, Aufgaben und Prozessen. Die digitalen Datenbestände werden nur durch andere Prüfroutinen, maschinelles Lernen, fachlichen Grundlagen und automatische Prozesse erweitert.  Mit maschinellem Lernen wird dort wo es notwendig ist, die Automatisierung und z.B. Buchungsvorschläge erstellt und unterstützt.

  • Automatische Beschaffung der digitalen Datenbestände aus externen Quellen
  • Automatische Verarbeitung, Prüfung und Erweiterung der Buchungsvorschläge zur Verarbeitung
  • Präsentation der Vorschläge bei Start der Finanzbuchhaltung zur Verbuchung
  • Prüfung und Verarbeitung der Vorschläge und automatische Verbuchung
  • Maschinelles Lernen unterstützt und lernt bei den automatischen Prozessen
  • Freigabe und Bereitstellung der digitalen Auswertungen und Dokumente
  • Weiterverarbeitung von digitalen Dokumenten, Verträgen oder Auswertungen
  • Unterstützung durch das integrierte Dokumentenmanagement
Prozesse und Aufgabe in der digitalen Finanzbuchhaltung Buchhaltungsservices | Buchhalter

Hier finden Sie einen Auszug aus Aufgaben und Prozessen, die am besten in der digitalen Buchhaltung beim Buchhaltungsservice automatisiert werden können. Das integrierte revisionssichere Dokumentenmanagementsystem ist ein fester Bestandteil der Automatisierung, damit die rechtlichen Grundlagen für die GoBD bzw. das ersetzende Scannen erfüllt werden.

  • Verarbeitung von digitalen Kontoauszügen und Kontobewegungen

    MT940, camt.52, camt.53, PayPal, Kreditkarten, Text- und Excelformaten

  • Verarbeitung von digitalen Exportdaten aus Kassenbuchprogrammen oder Kassensystemen

    Excel, CSV, Text, XML-Formate mit und ohne Belegbilder

  • Verarbeitung von digitalen Exportdaten aus ERP- oder Faktura Lösungen

    Excel, CSV, Text, XML-Formate mit und ohne Belegbilder

  • Digitale Belegbilder mit OCR-Erkennung und Unterstützung von maschinellem Lernen

    Digitale Belegbilder Eingangsrechnunge, Rechnungsportalen wie GetMyInvoices, ERP-Systemen und Faktura Lösungen per API-Schnittstelle.

  • Automatische Buchungen, Abstimmungen, Korrekturen und Auflösungen

    Verbuchung der Afa, Kontoabstimmungen, Kontoauflösungen, Wertberichtigungen, Aktive Rechnungsabgrenzung, Passive Rechnungsabgrenzung, Steuerverbuchungen, Rückstellungen, Private Nutzung, Eigenverbrauch, Bewirtungsaufwand, Abgrenzung Versicherungen, Dauerbuchungen, Ergebnisverbuchung, Gesellschafterverrechnung, Zinsen, Kapitalkontenverrechnung, Verrechnung Konsolidierung, usw.

  • Bereitstellung Offene Posten für ERP-Systeme | Rückkanal API

    Per API können ERP-Systeme adhoc die offenen Posten für die bessere Kundenanzeige nutzen

  • Rechnungsarchiv für digitale Belegbilder in Volltextsuche

    Volltextsuche über aller Belegbilder und Dokumente für den gesamten Rechnungsein- bzw. Rechnungsausgang mit einer Volltextsuche, damit digitale Belegbilder nach allen Informationen durchsucht werden können. z.B. nach Bestellnummer, Seriennummer oder Garantiedaten.

  • Fazit aus der Automatisierung der Prozesse in der Finanzbuchhaltung im Buchhaltungsservice
    Bessere, schnellere und genauere Adhoc-Auswertungen für die Möglichkeit der permanenten Verbuchung in der Finanzbuchhaltung in Echtzeit. Große Zeitersparnis und Sicherheit im gesamten digitalen Verarbeitungsprozess.
Automatisierte Prozesse der Buchhaltung im Buchhaltungsservice

Prozess Automatisierung im Buchhaltungsservice | Import Rechnungsausgangsbuch

  • Permanente oder aufgabenbasierte automatisierte Bereitstellung von digitalen Schnittstellendaten
  • Basis sind ERP-Systeme per Datei oder API-Anbindung - mit oder ohne Belegbilder
  • Fachliche und technische Prüfung der Dateninhalte
  • Vollautomatischer Import und Prüfung der Buchungs- und Belegvorgänge mit Buchungsvorschlägen
  • Unterstützung durch maschinelles Lernen bei unklaren Buchungsvorschläge
  • Prüfung und Freigabe zur Verbuchung von unklaren und nicht vollständigen Buchungskonstellationen
  • Verbuchung Debitoren, Stammdaten und offene Posten
  • Zuordnung der digitalen Belegbilder zum verbuchten Buchungssatz
  • Abschluss des Prozesses mit Ablage der Schnittstellendateien und Belegbilder im Dokumentenmanagement
  • Automatische Verarbeitung der Belegbilder in der Volltextsuche in hmd.search
  • Fazit
    Es macht keinen Sinn diese Daten per Email zu empfangen, weil damit Manipulation der Dateien und manuelles Eingreifen durch den Bediener für den Import nötig wird, was zu Fehlern und manuellen Tätigkeiten führt. Dies ist zu vermeiden.

Prozess Automatisierung im Buchhaltungsservice | Import Rechnungseingangsbelege

  • Bereitstellung digitale Cloud oder Online Softwarelösung Workflow Eingangsrechnungen
  • Mandant digitalisiert seine Eingangsrechnungen in der digitalen Softwarelösung
  • Unterstützung oder OCR und maschinellem Lernen bei der Belegerkennung
  • Verarbeitung der Lerndaten für Personenkonten, Offene Posten, Belegnummern, usw.
  • Fachliche Prüfung und Freigabe der Lieferantenrechnung
  • Mögliche Bezahlung der Rechnung Adhoc im Workflow
  • Freigabe der Rechnungen zur Verbuchung in der Finanzbuchhaltung
  • Verbuchung des Rechnungsvorschlages incl. Zahlungsdaten und offene Posten
  • Zuordnung der Belegbilder zum verbuchten Buchungssatz
  • Abschluss des Prozesses mit Ablage der digitalen Belegbilder im Dokumentenmanagement
  • Automatische Verarbeitung der Belegbilder in der Volltextsuche in hmd.search
  • Fazit
    Es müssen keine Übergabeläufe, Importläufe oder Festschreibungen von Vorläufen durchgeführt werden. In der Echtzeit Finanzbuchhaltung ist nur contra produktiv und ein manueller Prozess.

Prozess Automatisierung im Buchhaltungsservice | Kontobewegungen - Kontoauszüge

  • Permanente oder aufgabenbasierte automatisierte Bereitstellung von Kontoauszügen und Kontobewegungen
  • Bereitstellung der Kontobewegungen über Rechenzentrum oder digitale Servicedienste von Banken und Sparkassen
  • Fachliche und technische Prüfung der Dateninhalte und Kontoinformationen
  • Vollautomatischer Import und Prüfung der Buchungsvorschläge
  • Unterstützung durch maschinelles Lernen bei unklaren Buchungsvorschläge
  • Prüfung, Bearbeitung und Freigabe zur Verbuchung von unklaren und nicht vollständigen Buchungskonstellationen
  • Verarbeitung der Lerndaten für Konto und Kontoauszüge, Personenkonten, Offene Posten, usw.
  • Vollautomatische Verbuchungen der Kontoauszüge mit offenen Posten Ausgleich, Belegbilder, usw.
  • Verwendung von allen Bankformaten, Kreditkarten, PayPal und sonstigen Zahlungssystemen
  • Prüfung Kontosalden und Abschlusswerten
  • Zuordnung der Belegbilder zum verbuchten Buchungssatz
  • Abschluss des Prozesses mit Ablage der Schnittstellendateien und digitalen Belegbilder im Dokumentenmanagement
  • Automatische Verarbeitung der Belegbilder in der Volltextsuche in hmd.search
  • Fazit
    Das manuelle tägliche Abrufen von Kontowegungen über Fremdprogramme ist zu vermeiden, da hier immer wieder manuelle Tätigkeiten und Eingriffe im Prozess notwenig sind. z.B. die Zwei Faktor Authentifizierung (2FA), usw.

Prozess Automatisierung im Buchhaltungsservice | Kassenbücher oder Kassensysteme

  • Bereitstellung Schnittstellen Dateien aus Kassenbuchprogrammen oder Kassensystemen
  • Übermittlungen über Cloudportale oder direkte API-Schnittstellen
  • Fachliche und technische Prüfung der Dateninhalte
  • Vollautomatischer Import und Prüfung der Buchungs- und Belegvorgänge mit Buchungsvorschlägen
  • Unterstützung durch maschinelles Lernen bei unklaren Buchungsvorschläge
  • Prüfung und Freigabe zur Verbuchung von unklaren und nicht vollständigen Buchungskonstellationen
  • Verbuchung Sachkonten, Personenkonten, Stammdaten und offene Posten
  • Zuordnung der digitalen Belegbilder zum verbuchten Buchungssatz
  • Abschluss des Prozesses mit Ablage der Schnittstellendaten und Belegbildern im Dokumentenmanagement
  • Automatische Verarbeitung der Belegbilder in der Volltextsuche in hmd.search
  • Fazit
    Jede modere Kassenlösung bzw. jedes Kassensystem kann heute die Datenbestände in ein lesbares Datenformat exportieren und speichern. Am besten natürlich mit den Belegbildern und Kassendokumenten bzw. Kassenberichten.  Der Transport der Daten per Email sollte möglichst eingeschränkt werden.

Prozess Automatisierung im Buchhaltungsservice | Digitale Belegbilder aus Rechnungen und Kostenbelegen

  • Bereitstellung digitaler Belegbilder aus Scan, Importen, Rechnungsportalen oder API-Schnittstellen
  • Automatische Verarbeitung Belegbilder über eine OCR-Erkennung
  • Vollautomatischer Import und Prüfung der Buchungs- und Belegvorgänge mit Buchungsvorschlägen
  • Unterstützung durch maschinelles Lernen bei unklaren Buchungsvorschläge
  • Prüfung und Freigabe zur Verbuchung von unklaren und nicht vollständigen Buchungskonstellationen
  • Verbuchung Sachkonten, Personenkonten, Stammdaten und offene Posten
  • Zuordnung der digitalen Belegbilder zum verbuchten Buchungssatz
  • Abschluss des Prozesses mit Ablage der Belegbildern im Dokumentenmanagement
  • Automatische Verarbeitung der Belegbilder in der Volltextsuche in hmd.search
  • Fazit
    Die Verarbeitung von digitalen Belegbildern mit Rechnungsdaten sollte für Mandanten umgesetzt werden, bei denen die Rechnungsdaten einer gewissen Wiedererkennung unterliegen. Für Mandanten mit vielen Einzelrechnungen aus Barverkäufen sollten anderen Möglichkeiten genutzt werden. Zumindest derzeit, bis sich ZUGFeRD oder die X-Rechnung besser durchsetzen wird.

Prozess Automatisierung im Buchhaltungsservice | Digitale Auswertungen

  • Freigabe der Tages, Wochen, Monats- Quartals oder Jahresauswertungen durch den Buchhaltungsservice
  • Vollautomatische Erstellung der Auswertungen durch hinterlegte Auswertungs Job
  • Vollautomatische Ablage der Auswertungen im Dokumentenmanagementsystem in der Ablage
  • Auf Wunsch Freigabe des Prozesse durch das Personal für die Auswertungen
  • Automatische Bereitstellung der Auswertungen im Cloudarchiv für den Mandanten
  • Automatische Erstellung eines Postbuchausganges zur Dokumentation des Versandes
  • Automatischer Versand einer Email an den Mandanten über neue Dokumente
  • Automatisches Setzen eines Lesekennzeichens, wenn der Mandant die Auswertungen gelesen hat
  • Abschluss des Prozesses mit Eintrag im Steuercontrol und Abschluss des Auftrages
  • Fazit
    Somit geben Sie dem Mandanten die Möglichkeit, seinen Auswertungen auf jedem technischen Endgerät, zu jeder Zeit, an jedem Ort zu lesen. Ohne Speicherung der Email und des Anhangs auf einem Endgerät.

Prozess Automatisierung im Buchhaltungsservice | Digitale Unterschrift Verträge und Dokumente

  • Freigabe des Prozesses für Dokumente und Verträge im Dokumentenmanagement
  • Automatische Bereitstellung der Dokumente im Cloudarchiv für den Mandanten
  • Automatische Erstellung eines Postbuchausganges und Rücklaufüberwachung zur Dokumentation des Versandes
  • Automatischer Eintrag im Steuercontrol zur Überwachung der Steuerabgaben und Aufträge
  • Automatischer Versand einer Email an den Mandanten über neue Freizeichnungen
  • Freizeichnung Dokumente im Cloudarchiv durch den Mandanten
  • Automatsiche Rückmeldung und Postbucheingang incl. Auflösung Rücklaufüberwachnung der Freizeichnung
  • Abschluss des Prozesses und Speicherung im Dokumentenmanagement
  • Abschluss des Prozesses mit Eintrag im Steuercontrol und Abschluss des Auftrages
  • Fazit
    Einfache Freizeichnung oder Unterschrift für Verträge und Dokumente mit jedem mobilen Endgerät auch per SMS.

Ziel ist die komplette Digitalisierung und Automatisierung der Buchhaltung im Rechnungswesen beim Buchhaltungsservice. Alle digitalen Prozesse zur Automatisierung, sowohl die gesamte Echtzeitverarbeitung im Rechnungswesen, aber auch die volle Digitalisierung im Rechnungswesen von der Buchhaltung bis zum Controlling sind gesetzt und angestrebt. Die Anbindung von digitalen Belegbildern, OCR-Erkennung, ERP-, BI-Anbindungen gehören bei uns auch zum digitalen Rechnungswesen. Alle Vorteile sind sofort sichtbar und unschlagbar. Ein Echtzeit Rechnungswesen mit der kompletten Digitalisierung ist Ihr Schritt in die Zukunft.

Die Rationalisierung der digitalen Buchhaltung im Buchhaltungsservice bzw. im Unternehmen sollte mit den heute technischen Möglichkeiten auf alle Fälle die treibende Kraft sein. Jeder nicht manuelle Schritt in der Finanzbuchhaltung heißt mehr Sicherheit und Vereinfachung. Das muss vom einzelnen Beleg bis zur digitalen Auswertung des Mandanten das Ziel sein. Nur so wird es beim Buchhaltungsservice der Zukunft gelingen, sich am Markt zu behaupten und die Leistungen, die das Mandat an den Dienstleister bindet, zu realisieren.

Die Größe des Unternehmens, das beim Buchhaltungsservice gebucht wird, spielt eine untergeordnete Rolle. Egal ob für Kleinbetrieb, Mittelständler oder Großunternehmen. Im Rahmen der Vereinfachung müssen alle technisch sinnvollen und machbaren Szenarien herangezogen werden. Die Anforderungen an die Mitarbeiter müssen von der Automatik abgelöst werden. Nur dann ist der Weg frei, um zusätzliche Leistungen, wie betriebswirtschaftliche Beratung, Controlling, Planung usw. einzuführen.

Finden Sie einfach heraus, was wir in diesem Bereich zu bieten haben:

In dieser OnlineDemo zeigen wir Ihnen, welche Funktionen und Vorteile die nachfolgenden Programme zu bieten haben und wie Sie damit mehr Sicherheit und Komfort in Ihre tägliche Arbeit bringen:

Unsere Digitalisierung und Automatisierung des Rechnungswesen für alle Buchhaltungsservices und deren Mandanten.

 

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