Automatisierung Buchhaltungssoftware in ECHTZEIT
Arbeitserleichterungen Buchhaltungssoftware durch ECHTZEIT Lösungen
Wo die digitale Buchhaltung erstellt wird, beim Buchhaltungsservice als Dienstleister oder im Unternehmen direkt spielt es keine Rolle. Der entscheidene Faktor ist, dass die zu automatisierten Prozesse und Aufgaben zeitnah, sicher, schnell und GoBD konform umgesetzt werden. Dies führt zu Arbeitserleichterungen von vielen manuellen Prozessen und Aufgaben.
Automatisierung der digitalen Buchhaltungssoftware im Rechnungswesen - Buchhaltung in ECHTZEIT
In unserer digitalen Finanzbuchhaltung gibt es viele Möglichkeiten, bestimmte Arbeitsabläufe zu automatisieren. Das beginnt bei Importroutinen und endet bei der automatisierten Erkennung und Verbuchung von Fibu-Belegen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie nur eine Schnittstellendatei für den Rechnungseingang oder Rechnungsausgang verarbeiten möchten oder die gesamte Finanzbuchhaltung per Schnittstelle von einem anderen Mandanten importieren.
Inhaltsverzeichnis automatisierte Aufgaben Buchhaltungssoftware für Buchhaltungsservices
Buchhaltungssoftware | Schnelle Automatisierung der digitalen Buchhaltung?
Ihr Mandant liefert schon viele seiner Datenbestände digital an Ihren Buchhaltungsservice. Verbinden Sie diese digitalen Datenbestände mit der Automatisierung in Ihrer Buchhaltungssoftware. Schaffen Sie damit eine schrittweise Umstellungen von Prozesse und Aufgaben in der digitalen Finanzbuchhaltung beim Mandanten.
Digitale Datenbestände und Automatisierung in der Buchhaltungssoftware mit digitalen Kontoauszügen aus den Bankkonten, Rechnungsabgrenzung, Buchungsvorschlägen, Dauerbuchungen, Automatische Verarbeitung der Importschnittstellen vom Rechnungsdaten oder Kassensystemen. Verarbeitung von eRechnungen im ZUGFeRD- oder xRechnungsformat. Ohne ein integriertes Dokumentenmanagement oder GoBD konforme Softwarelösung ist dies nicht erfolgreich umzusetzen.
Buchhaltungssoftware | Automatische Aufgaben der digitalen Finanzbuchhaltung
Eine Automatisierung in der Buchhaltungssoftware folgt immer den gleichen Vorgaben, Aufgaben und Prozessen. Die digitalen Datenbestände werden nur durch andere Prüfroutinen, maschinelles Lernen, fachlichen Grundlagen und automatische Prozesse erweitert. Mit maschinellem Lernen wird dort wo es notwendig ist, die Automatisierung und z.B. Buchungsvorschläge erstellt und unterstützt.
- Automatische Beschaffung der digitalen Datenbestände aus externen Quellen
- Automatische Verarbeitung, Erweiterung und Anreicherung der Kontiervorschläge
- Vollautomatische Verbuchung von Vorschlägen aus der Verarbeitung der Kontoauszüge
- Vollautomatische Verbuchung von empfangenen Importdateien der Mandanten
- Kontierung und Buchungsvorschläge werden beim Start der Buchhaltungssoftware dem Bediener vorgeschlagen
- Überprüfung der Kontierungsvorschläge vor der Verbuchung in der Buchhaltungssoftware
- Maschinelles Lernen unterstützt die Überprüfung der Kontierungsvorschläge in der Buchhaltungssoftware
- Kontrollprozess für digitale Auswertungen und Übermittlung an den Mandanten (ggf. in die Cloud)
- Archivierung der digitalen Dokumente, Verträge oder Auswertungen im internen Dokumentenmanagement
- Abschluss der Aufgabe Finanzbuchhaltung, Integration Dokumentenmanagement und Rechnungsstellung
Buchhaltungssoftware | Prozesse und Aufgaben in der digitalen Buchhaltungssoftware
Aufgaben und Prozesse, die einfach in der digitalen Buchhaltungssoftware beim Buchhaltungsservice für den Mandanten automatisiert werden können müssen durch die Integration eines Dokumentenmanagementsystem unterstützt werden. Damit später bei Betriebsprüfungen keine oder nur wenige Nachfragen kommen, bzw. die rechtlichen Grundsätze der GoBD bzw. des ersetzende Scannen erfüllt werden, ist der gesamte Ablauf zu dokumentieren und als Verfahrensdokumentation abzulegen.
- Kontoauszüge, Kontostände und Kontoinformationen
Ebay, Amazon, MT940, camt.52, camt.53, PayPal, Kreditkarten, Text- und Excelformaten
- Exportdaten aus digitalen Kassensystemen
Excel, CSV, Text, XML-Formate mit und ohne Belegbilder oder Dateianhänge mit OCR-Scans
Elektronische Rechnungsformate für ZUGFeRD und xRechnung
Import von eRechnungsformaten wie ZUGFeRD und xRechnung
- Exportdaten aus digitalen Rechnungsprogrammen mit Faktura oder Lagersystemen
Excel, CSV, Text, XML-Formate mit und ohne Belegbilder
- Gescannte Belegbilder mit OCR-Erkennung und Unterstützung von maschinellem Lernen
Faktura- oder Rechnungsprogramme per API oder Datei-Schnittstelle. Digitale Belegbilder und Buchungssätze aus dem Rechnungseingang oder Rechnungsausgang.
- Automatische Buchungen, Abstimmungen, Korrekturen und Auflösungen
Verbuchung der Abschreibung, Kontoabstimmungen, Kontoauflösungen, Wertberichtigungen OPOS, Aktive Rechnungsabgrenzung, Passive Rechnungsabgrenzung, Rückstellungen, Private Nutzung, Eigenverbrauch, Bewirtungsaufwand, Abgrenzung Versicherungen, Dauerbuchungen, Zinsen, Verrechnung Konsolidierung, usw.
- Rückkanal API | Bereitstellung Offene Posten für Mandantensysteme
Schnittstellendaten oder per API können Faktura Systeme adhoc die offenen Posten zeitnah nutzen.
- Mandantenrechnungsarchiv zur Volltextsuche für digitale Belegbilder
Volltextsuche über alle digitalen Belegbilder und Dokumente für den gesamten Rechnungsein- bzw. Rechnungsausgang. Ob über eine lokale APP oder als Cloudsuche am mobilen Endgerät.
- Tipp | Zu den automatischen Abläufen in der Finanzbuchhaltung im Buchhaltungsservice
Bessere, schnellere und genauere Adhoc-Auswertungen für die Möglichkeit der permanenten Verbuchung in der Finanzbuchhaltung in Echtzeit. Große Zeitersparnis und Sicherheit im gesamten digitalen Verarbeitungsprozess.
Buchhaltungssoftware | Bereitstellung automatisierte Aufgaben der digitalen Buchhaltungssoftware
- Automatisierte Aufgaben Buchhaltungssoftware | Rechnungsausgänge
- Permanente oder aufgabenbasierte automatisierte Bereitstellung von digitalen Schnittstellendaten
- Basis sind ERP-Systeme per Datei oder API-Anbindung - mit oder ohne Belegbilder
- Fachliche und technische Prüfung der Dateninhalte
- Vollautomatischer Import und Prüfung der Buchungs- und Belegvorgänge mit Buchungsvorschlägen
- Unterstützung durch maschinelles Lernen bei unklaren Buchungsvorschläge
- Prüfung und Freigabe zur Verbuchung von unklaren und nicht vollständigen Buchungskonstellationen
- Verarbeitung Personenkonten wie Debitoren, Kreditoren , Stammdaten und offene Posten
- Zuordnung der digitalen Belegbilder zum verbuchten Buchungssatz
- Abschluss des Prozesses mit Ablage der Schnittstellendateien und Belegbilder im Dokumentenmanagement
- Automatische Verarbeitung der Belegbilder in der Volltextsuche in hmd.search
Tipp | Es macht keinen Sinn diese großen Datenbestände per Email zu empfangen. Manipulation der Dateien und manuelles Eingreifen durch den Bediener für den Import wird ggf. nötig. Dies führt zu Fehlern und manuellen Tätigkeiten. Hier können Medienbrüche entstehen, die vermieden werden sollten.
- Automatisierte Aufgaben Buchhaltungssoftware | Rechnungseingänge
- Bereitstellung digitale Cloud oder Online Softwarelösung Workflow Eingangsrechnungen
- Mandant digitalisiert seine Eingangsrechnungen in der digitalen Softwarelösung hmd.workflow
- Unterstützung oder OCR und maschinellem Lernen bei der Belegerkennung
- Verarbeitung der Lerndaten für Personenkonten, Offene Posten, Belegnummern, usw.
- Fachliche Prüfung und Freigabe der Lieferantenrechnung
- Verbuchung von digitalen eRechnungsformaten wie ZUGFeRD und xRechnung
- Mögliche Bezahlung der Rechnung Adhoc im Workflow
- Freigabe der Rechnungen zur Verbuchung in der Finanzbuchhaltung
- Verbuchung des Rechnungsvorschlages incl. Zahlungsdaten und offene Posten
- Zuordnung der Belegbilder zum verbuchten Buchungssatz
- Abschluss des Prozesses mit Ablage der digitalen Belegbilder im Dokumentenmanagement
- Automatische Verarbeitung der Belegbilder in der Volltextsuche in hmd.search
Tipp | Es müssen keine Übergabeläufe, Importläufe oder Festschreibungen von Vorläufen durchgeführt werden. In der ECHTZEIT Finanzbuchhaltung ist nur contra produktiv und ein manueller Prozess.
- Automatisierte Aufgaben Buchhaltungssoftware | Kontoauszüge & Kontoumsätze
- Permanente oder aufgabenbasierte automatisierte Bereitstellung von Kontoauszügen und Kontoumsätze
- Bereitstellung der Kontobewegungen über Rechenzentrum oder digitale Servicedienste von Banken und Sparkassen
- Fachliche und technische Prüfung der Dateninhalte und Kontoinformationen
- Vollautomatischer Import und Prüfung der Buchungsvorschläge
- Vollautomatische Verbuchung der Kontoauszüge in Verbindung mit hmd.scoring
- Unterstützung durch maschinelles Lernen bei unklaren Buchungsvorschläge
- Prüfung, Bearbeitung und Freigabe zur Verbuchung von unklaren und nicht vollständigen Buchungskonstellationen
- Verarbeitung der Lerndaten für Konto und Kontoauszüge, Personenkonten, Offene Posten, usw.
- Vollautomatische Verbuchungen der Kontoauszüge mit offenen Posten Ausgleich, Belegbilder, usw.
- Verwendung von allen Bankformaten, Kreditkarten, PayPal und sonstigen Zahlungssystemen
- Prüfung Kontosalden und Abschlusswerten
- Zuordnung der Belegbilder zum verbuchten Buchungssatz
- Abschluss des Prozesses mit Ablage der Schnittstellendateien und digitalen Belegbilder im Dokumentenmanagement
- Automatische Verarbeitung der Belegbilder in der Volltextsuche in hmd.search
Tipp | Das manuelle tägliche Abrufen der Kontoumsätze mit Fremdprogrammen ist zu vermeiden, da hier immer wieder manuelle Tätigkeiten und Eingriffe im Prozess notwenig sind. z.B. die Zwei Faktor Authentifizierung (2FA), usw.
- Automatisierte Aufgaben Buchhaltungssoftware | Kassenbuch oder Kassensysteme
- Bereitstellung Schnittstellen Dateien aus Kassenbuchprogrammen oder Kassensystemen
- Übermittlungen über Cloudportale oder direkte API-Schnittstellen
- Fachliche und technische Prüfung der Dateninhalte
- Vollautomatischer Import und Prüfung der Buchungs- und Belegvorgänge mit Buchungsvorschlägen
- Unterstützung durch maschinelles Lernen bei unklaren Buchungsvorschläge
- Prüfung und Freigabe zur Verbuchung von unklaren und nicht vollständigen Buchungskonstellationen
- Verbuchung Sachkonten, Personenkonten, Stammdaten und offene Posten
- Zuordnung der digitalen Belegbilder zum verbuchten Buchungssatz
- Abschluss des Prozesses mit Ablage der Schnittstellendaten und Belegbildern im Dokumentenmanagement
- Automatische Verarbeitung der Belegbilder in der Volltextsuche in hmd.search
Tipp | Jede modere Kassenprogramm bzw. jedes Kassensystem kann heute die Datenbestände in ein lesbares Datenformat exportieren und speichern. Am besten natürlich mit den Belegbildern und Kassendokumenten bzw. Kassenberichten. Der Transport der Daten per Email sollte möglichst eingeschränkt werden.
- Automatisierte Aufgaben Buchhaltungssoftware | Digitale Belegbilder aus Rechnungen und Kostenbelegen
- Bereitstellung digitaler Belegbilder aus Scan, Importen, Rechnungsportalen oder API-Schnittstellen
- Automatische Verarbeitung Belegbilder über eine OCR-Erkennung
- Vollautomatischer Import und Prüfung der Buchungs- und Belegvorgänge mit Buchungsvorschlägen
- Unterstützung durch maschinelles Lernen bei unklaren Buchungsvorschläge
- Prüfung und Freigabe zur Verbuchung von unklaren und nicht vollständigen Buchungskonstellationen
- Verbuchung Sachkonten, Personenkonten, Stammdaten und offene Posten
- Zuordnung der digitalen Belegbilder zum verbuchten Buchungssatz
- Abschluss des Prozesses mit Ablage der Belegbildern im Dokumentenmanagement
- Automatische Verarbeitung der Belegbilder in der Volltextsuche in hmd.search
Tipp | Die Verarbeitung von digitalen Belegbildern mit Rechnungsdaten sollte für Mandanten umgesetzt werden, bei denen die Rechnungsdaten einer gewissen Wiedererkennung unterliegen. Für Mandanten mit vielen Einzelrechnungen aus Barverkäufen sollten anderen Möglichkeiten genutzt werden. Zumindest derzeit, bis sich ZUGFeRD oder die X-Rechnung besser durchsetzen wird.
- Automatisierte Aufgaben Buchhaltungssoftware | Digitale Auswertungen
- Freigabe der Tages, Wochen, Monats- Quartals oder Jahresauswertungen durch den Buchhaltungsservice
- Vollautomatische Erstellung der Auswertungen durch hinterlegte Auswertungs Job
- Vollautomatische Ablage der Auswertungen im Dokumentenmanagementsystem in der Ablage
- Auf Wunsch Freigabe des Prozesse durch das Personal für die Auswertungen
- Automatische Bereitstellung der Auswertungen im Cloudarchiv für den Mandanten
- Automatische Erstellung eines Postbuchausganges zur Dokumentation des Versandes
- Automatischer Versand einer Email an den Mandanten über neue Dokumente
- Automatisches Setzen eines Lesekennzeichens, wenn der Mandant die Auswertungen gelesen hat
- Abschluss des Prozesses mit Eintrag im Steuercontrol und Abschluss des Mandantenauftrages
Tipp | Somit geben Sie dem Mandanten die Möglichkeit, seinen Auswertungen auf jedem technischen Endgerät, zu jeder Zeit, an jedem Ort zu lesen. Ohne Speicherung der Email und des Anhangs auf einem Endgerät.
- Automatisierte Aufgaben Buchhaltungssoftware | Digitale Unterschrift Verträge und Dokumente
- Freigabe des Prozesses für Dokumente und Verträge im Dokumentenmanagement
- Automatische Bereitstellung der Dokumente im Cloudarchiv für den Mandanten
- Automatische Erstellung eines Postbuchausganges und Rücklaufüberwachung zur Dokumentation des Versandes
- Automatischer Eintrag im Steuercontrol zur Überwachung der Steuerabgaben und Aufträge
- Automatischer Versand einer Email an den Mandanten über neue Freizeichnungen
- Freizeichnung Dokumente im Cloudarchiv durch den Mandanten
- Automatsiche Rückmeldung und Postbucheingang incl. Auflösung Rücklaufüberwachnung der Freizeichnung
- Abschluss des Prozesses und Speicherung im Dokumentenmanagement
- Abschluss des Prozesses mit Eintrag im Steuercontrol und Abschluss des Auftrages
Tipp | Einfache Freizeichnung oder Unterschrift für Verträge und Dokumente mit jedem mobilen Endgerät auch per SMS.
Ziel ist die komplette Digitalisierung und Automatisierung der digitalen Buchhaltungssoftware im Rechnungswesen beim Buchhaltungsservice. Alle digitalen Prozesse zur Automatisierung, sowohl die gesamte Echtzeitverarbeitung im Rechnungswesen, aber auch die volle Digitalisierung im Rechnungswesen von der Buchhaltung bis zum Controlling sind gesetzt und angestrebt. Die Anbindung von digitalen Belegbildern, OCR-Erkennung, ERP-, BI-Anbindungen gehören bei uns auch zum digitalen Rechnungswesen. Alle Vorteile sind sofort sichtbar und unschlagbar. Ein ECHTZEIT Rechnungswesen mit der kompletten Digitalisierung ist Ihr Schritt in die Zukunft.
Die Rationalisierung der digitalen Buchhaltungssoftware im Buchhaltungsservice bzw. im Unternehmen sollte mit den heute technischen Möglichkeiten auf alle Fälle die treibende Kraft sein. Jeder nicht manuelle Schritt in der Finanzbuchhaltung heißt mehr Sicherheit und Vereinfachung. Das muss vom einzelnen Beleg bis zur digitalen Auswertung des Mandanten das Ziel sein. Nur so wird es beim Buchhaltungsservice der Zukunft gelingen, sich am Markt zu behaupten und die Leistungen, die das Mandat an den Dienstleister bindet, zu realisieren.
Die Größe des Unternehmens, das beim Buchhaltungsservice gebucht wird, spielt eine untergeordnete Rolle. Egal ob für Kleinbetrieb, Mittelständler oder Großunternehmen. Im Rahmen der Vereinfachung müssen alle technisch sinnvollen und machbaren Szenarien herangezogen werden. Die Anforderungen an die Mitarbeiter müssen von der Automatik abgelöst werden. Nur dann ist der Weg frei, um zusätzliche Leistungen, wie betriebswirtschaftliche Beratung, Controlling, Planung usw. einzuführen.
Finden Sie einfach heraus, was wir in diesem Bereich zu bieten haben:
Weitere Features bieten noch mehr Komfort, Sicherheit und Zeitvorteile in Ihrer täglichen Arbeit:
Unsere Digitalisierung und Automatisierung des Rechnungswesen für alle Buchhaltungsservices und deren Mandanten.
