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Digitalisierung Finanzbuchhaltung

Finanzbuchhaltung in Echtzeit - Digitalisierung

Vernetzt, integriert und online.

Digitalisierung Finanzbuchhaltung in Echtzeit

Digitalisierung Rechnungswesen in Echtzeit

Einen Geschäftsprozess in einem Buchhaltungsbüro zu automatisieren oder digitalisieren geht an vielen Stellen erst, wenn auch die Digitalisierung in der Finanzbuchhaltung umgesetzt worden ist. Digitales Belegbuchen in der Finanzbuchhaltung beim Buchhaltungsservice,  wird die Buchhaltung erleichtern.

Papierbelege oder Papierrechnungen lassen immer besser digitalisieren. Über viele Wege kommen heute Belegbilder in der Finanzbuchhaltung an. Belegbilder scannen, Belegbilder über Portale direkt abrufen - wie mit GetMyInvoices, PDF als ZUGFeRD Dateien oder XML Inhalte sind heute Standard. Dazu noch digitale Kassenbücher und Kontoauszugsdateien der Banken komplettieren die Menge an digitalen Informationen für die Finanzbuchhaltung.

Damit ist Digitalisierung im Rechnungswesen - incl. der digitalen Finanzbuchhaltung perfekt möglich.

Die Digitalisierung im Rechnungswesen ist einer der Unternehmensprozesse, die in allen Branchen umgesetzt werden muss. Wichtig dabei ist immer die gesamte Durchgängigkeit der eingesetzten Softwarelösung. Sonst gehen Informationen verloren, die aber in der Folge wichtig wären. Zum Beispiel bei einer späteren Betriebsprüfung, die wahrscheinlich vom Betriebsprüfer nur digital durchgeführt wird. Fehlen hier Informationen wie die Verfahrensdokumentation oder der Zugriff auf Dokumente und Belege, können sehr schnell Ungereimtheiten auftreten, die die Betriebsprüfung negativ belasten.

Schritt für Schritt zur Digitalisierung Buchhaltung?
Je nach Stand der digitalen Buchhaltung kann dies sehr sinnvoll sein. Prüfen Sie zuerst die heutigen manuellen Prozesse und binden dann digitale Kontoauszüge, digitale Belegbilder, den Import des Rechnungsausganges und die digitale Prüfung des Rechnungseingangs ein. Unterstützend sollten die Vorschriften der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) konforme Verarbeitung vom 01.01.2015 geprüft sein. Ebenso ein integriertes Dokumentenmanagment zur digitalen Ablage der Belegbilder.

Details und mehr Hinweise dazu finden Sie beim Thema Digitalisierung und beim Digitalpaket.

Innerhalb der Softwarelösung für die Buchhaltung finden wir sehr viele Verbindungen, bei denen digitale Dokumente automatisiert verarbeitet werden können. Angefangen von Schnittstellen und Belegen, die vom Mandanten an den Buchhaltungsservice übertragen werden oder innerhalb des Unternehmens digital vorhanden sind.

Über die OCR Erkennung der digitalen Rechnungsbelege, inkl. des Vorschlages für einen zu übernehmenden Buchungsatz, sind gute Rationalisierungsergebnisse möglich. Oder aber einfach nur, dass Ihnen Ihr Mandant die Rechnungen digital zur Verfügung stellt und diese an die Finanzbuchhaltung angebunden werden. Mit der voll integrierten Lösung in der Finanzbuchhaltung ist ein erster Schritt in Richtung Digitalisierung und Automatisierung geschafft.

Die komplette Digitalisierung der Buchhaltung im Rechnungswesen ist das Ziel. Alle digitalen Prozesse, sowohl die gesamte Echtzeitverarbeitung imRechnungswesen, aber auch die volle Digitalisierung der Buchhaltung bis zum Controlling sind gesetzt. Die Anbindung von digitalen Belegbildern, OCR-Erkennung, ERP-, BI-Anbindungen gehören bei uns auch zum digitalen Rechnungswesen. Diese Vorteile sind sofort sichtbar und unschlagbar. Ein Echtzeit Rechnungswesen mit der kompletten Digitalisierung ist Ihr Schritt in die richtige Richtung.

Weitere Schritte bei der Digitalisierung und Automatisierung im Rechnungswesen, die Sie perfekt mit Ihrem Mandanten abstimmen können, finden Sie hier bei unseren Mandantenlösungen mit mykanzlei:

  • Mandantenlösungenals voll integrierte Softwarelösung für Mandanten
  • hmd.onlinefibu falls Ihr Mandant die Fibu oder Teile daraus ONLINE selbst machen möchte
  • hmd.onlinekasse damit Ihr Mandant ONLINE die Kasse immer im Griff hat
  • hmd.onlinesearch damit Ihr Mandant alle Dokumente immer ONLINE hat
  • hmd.onlinefaktura damit Ihr Mandant ONLINE Rechnungen schreiben kann
  • hmd.onlineworkflow damit der Belegfluss ONLINE beim Mandanten nicht ins Stocken kommt
  • hmd.netarchiv für alle Auswertungen ONLINE am jedem Ort zu jeder Zeit
  • hmd.portal für Ihre Verwaltung und Einrichtung der Mandantenlösungen
  • hmd.aspclient damit Sie auch ONLINE voll integriert Belege scannen können 
Unnnötiger Prozess digitale Belegbilder per Email zu versenden

Sichergestellt muss einfach sein, dass die digitalen Belegbilder nicht per E-Mail transportiert werden. Dies ist zu unsicher und viel zu aufwändig, erst für den Mandanten und dann für den Mitarbeiter im Buchhaltungsservice. Der Aufwand, die digitalen Belege in einem kleinen oder großen Buchhaltungsbüro sind in beiden gleich. In einem großen Buchhaltungsservice wahrscheinlich noch höher, da dort die Sicherheitseinstellung für das Internet und Email meistens größer eund eingeschränkter sind. Erst werden die Belege beim Mandanten gescannt, auf die lokalen Festplatte gespeichert, per ZIP gepackt und an den Empfänger beim Buchhaltungsservice versendet. Der Sachbearbeiter beim Buchhaltungsservice muss die Email hoffentlich abrufen können, speichern, den Anhang zwischenspeichern und die Belege aus dem ZIP Container wieder entpacken. Dann die entsprechende Softwarelösung öffnen und dieser Anwendung die Belege zuführen. Dafür müssen die Belege aber überhaupt erstmal in seinem Mailprogramm ankommen. Hoffentlich war der ZIP Container oder die Einzelbelegdateien nicht zu groß für den E-Mailversand.

Was für eine reine Verschwendung an Ressourcen von Zeit, Mensch und Maschine. Dabei gibt es doch Softwarelösungen, die genau diesen Prozess mit dem Mandanten perfekt abbilden und auch GoBD konform durchführen. Mit unserem hmd.aspclient ist dies genau so möglich. Hier kommen die digitalen Belege für die Buchhaltung direkt in der Fibuerfassung beim Sachbearbeiter an. Und er musste nicht einen Mausklick dafür tun.

Bei der Digitalisierung im Rechnungswesen in der Finanzbuchhaltung geht es aber nicht nur um die gescannten Belege, sondern auch um das ELSTER Verfahren für die Umsatzsteuervoranmeldung, das 1/11, das MOSS oder OSS Verfahren, die elektronische Abfrage und Prüfung der UST-ID Nummer für Personenkonten, der Import von Schnittstellen, die digitale Bereitstellung von Auswertungen usw.

Finden Sie einfach heraus, was wir in diesem Bereich zu bieten haben:

Unsere Digitalisierung des Rechnungswesen und der Buchhaltung für Buchhaltungsservices und deren Mandanten. 

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