Digitalisierung Freigabeprozess Dokumente - Freizeichnungsportal

Vereinfachung, Durchgängigkeit, Effizienz und Effektivität werden in der immer komplexer werdenden digitalen Welt mehr und mehr an Bedeutung gewinnen. Unternehmen, Steuerkanzleien und natürlich auch deren Mitarbeiter werden anfangs, angesichts der vielen einzelnen Schritte, die im Laufe einer Bearbeitung durchzuführen sind, viel Unterstützung benötigen.

Sobald der Mitarbeiter sich sicher fühlt, die komplexen Abläufe also voll im Griff hat und dabei bemerkt, dass die durch die Software vereinfachten Schritte Zeit- und Organisationsvorteile mit sich bringen, wird er die Aufgaben selbständig durchführen und annehmen. Werden dadurch dann auch noch Kosten, in Form von Zeit und Umwelt eingespart, hat sich der Einsatz des Freizeichnungsportales für alle Beteiligten gelohnt. Für die Steuerkanzlei, die Mitarbeiter und deren Mandanten.

Bisher ist der Ablauf vielen Buchhaltern und Buchhaltungsbüros natürlich schon anders geregelt. Es funktioniert ja auch alles, aber eben nur mit sehr hohem Aufwand und personellem Einsatz. Auch der Papier- und Verwaltungsaufwand ist groß. Ganz abgesehen von den hohen Bearbeitungszeiten, dem zeitlichen Versatz durch Papier- und Postversand. Drucker, Technik und Porto stehen auch noch auf der Negativliste.

Deshalb möchten wir Ihnen unsere Lösung einmal komplett vorstellen und den Prozess, die Funktionen sowie alle Vorteile darlegen. Der Prozess der Freigabe von Steuererklärungen, dem Bundesanzeiger bzw. dem gesamten Schriftverkehr verläuft heute in aller Regel per Unterschrift des Mandanten in Papierform. Dies ist der häufigste Weg, wie der Mandant seine Zustimmung zu einer Erklärung der Steuerkanzlei oder dem Steuerberater kund tut. Nachdem die Menge der Erklärungen und Freigaben aber künftig steigen wird, ist eine digitale Lösung sicher der bessere Weg.

Mit den Möglichkeiten, die Software und Technik in der heutigen Zeit bieten, ist ein Freizeichnungsportal aus moderner und voll integrierter Steuerberatersoftware nicht wegzudenken. Prüfen Sie doch bei Ihrem Anbieter, ob bei Ihnen eine solche Lösung, in vollem Umfang, sofort umsetzbar ist. Ohne vorher den Systembetreuer beauftragen zu müssen.

Aus unserer Sicht würde es Sinn machen, wenn die Freizeichnung in allen Steuerprogrammen, also der Umsatzsteuerjahreserklärung, der Gewerbesteuererklärung, der EÜR, dem Bundesanzeiger und für die Mandantenkorrespondenz möglich wäre.

Alleine die Einsparung des Porto, der Druckzeit und der durchschnittlich 6 Minuten Arbeitszeit pro Brief oder Kuvert sind es schon wert, über das Freizeichnungsportal nachzudenken.

Aus allen oben aufgeführten Anwendungen ist die direkte Bereitstellung der Formulare, Berechnungen und Dokumente als PDF Datei möglich. Mit nur einem Klick ist die Bereitstellung erfolgt. Der Steuerfall bzw. die Dokumente sind natürlich geschützt und können nur mit besonderen Zugriffsrechten zur Weiterverarbeitung für das Wirtschaftsjahr geöffnet werden.

Über unser hmd.steuercontrol, das hmd.postbuch, unser Dokumentenmanagement und natürlich über unser hmd.netarchiv ist der gesamte Prozess für alle Beteiligten immer nachvollziehbar und transparent.

Aber alles der Reihe nach:

Aus den Anwendungen wurden die PDF’s erzeugt und im Postausgang wurde automatisch der entsprechende Eintrag im Postbuch, natürlich revisionssicher, erzeugt. Auf Wunsch kann die Rücklaufüberwachung, also die Antwort des Mandanten, auf Termin gesetzt werden, um die gelben Zettel aus der Mandantenakte zu verbannen.

Nach dem erfolgten Versand der Dokumente an den Mandanten, erhält dieser an seine hinterlege E-Mailadresse eine Nachricht, dass sich in seinem Archiv neue Dokumente befinden und er diese bitte „freizeichnen“ möchte. Über den Link in der E-Mail startet der Mandant sein Archiv und authentifiziert sich nun das erste Mal. Im Archiv werden Ihm sofort die aktuellen Dokumente zur Durchsicht angeboten.

Gibt der Mandant seine Zustimmung, kann er per Mausklick die entsprechende Steuererklärung, den Bundesanzeiger, das Dokument, etc. zur Freischaltung markieren und absenden. An seine hinterlegte und registrierte Mobilfunknummer wird nun eine SMS verschickt, mit deren Freischaltcode die Freigabe abgeschlossen wird. Alternativ kann er mit seinem Mobiltelefon, das ebenso registriert ist, den angezeigten QR Code mit der hmd.mykanzlei APP scannen und die Freigabe beenden. Die Steuerkanzlei wird automatisch per E-Mail über die Freigabe informiert.

Über unseren hmd.maileingang werden die an die Steuerkanzlei bzw. den Sachbearbeiter gesandten E-Mails automatisch erkannt und zur Archivierung, entweder manuell oder automatisch, an das Postbuch übergeben. Steht hier ein erstellter Rücklauf für den Mandanten in der Überwachung zur Verfügung, wird dieser mit dem Postbucheintrag erledigt. Das Postbuch gibt die Info an das hmd.steuercontrol weiter, wo der weitere Prozess übersichtlich dargestellt wird und der Versand der Steuererklärungen, E-Bilanzen, des Bundesanzeiger, des Bilanzberichtes, usw. seinen weiteren Weg nimmt.

Da die Übertragung bzw. der Versand der Erklärung direkt über ELSTER abgewickelt wird und noch einmal die Plausibilität geprüft wird, kann der authentifizierte Versand an die Finanzverwaltung erfolgen.

Den Gesamtüberblick, über den Versand, den Rücklauf, den Freigabebrief, inkl. aller Datumsangaben und des kompletten Dokumentenbestandes können über das hmd.steuercontrol überwacht werden. Arbeitet eine Steuerkanzlei mit dem Auftragsmanager, also sind Aufträge für den Mandanten hinterlegt, werden diese ebenfalls aktualisiert.

Sie sehen also anhand dieser kurzen Beschreibung, wie die digitale Welt bei hmd funktioniert. Und dies ist nur ein kleiner Teil unserer digitalen Mandantenlösungen für Steuerberater. Rechnen Sie einfach einmal die Anzahl der Postversendungen, die Zeit und das Porto selbst auf - Sie werden staunen zu welchem Ergebnis Sie kommen. Diese Kosten könnten Sie sparen.

Mit dem hmd.freizeichnungsportal können

• Sie den gesamten Prozess im Postbuch überwachen.
• Sie die Rücklaufüberwachung im Postbuch aktivieren.
• Sie den Prozess ohne Papier abwickeln.
• Sie die Abwicklung revisionssicher über das Postbuch erledigen.
• Sie bei der Freizeichnung viel Zeit sparen.
• Ihre Mitarbeiter sowie der Mandant entlastet werden.
• Effizienz und Effektivität gesteigert werden.
• Sie die Überwachung per hmd.steuercontrol durchführen.
• Dokumente und Aufträge integriert werden.
• Sie Schriftverkehr mit dem Mandanten freizeichnen lassen.
• dem Mandanten der Bilanzbericht und der Schriftverkehr bereitgestellt und von diesem freigezeichnet werden.
• Sie die Ausgabe aller Steuererklärungen für den Mandanten als PDF-Dokument erzeugen.

Vorteile mit dem hmd.freizeichnungsportal

• Durchgängige digitale Bearbeitung
• Authentifizierung bzw. Freischaltung per SMS oder QR Code
• Cloud-Lösung für den Mandanten
• Freischaltung per Smartphone oder Mobiltelefon
• Integrierte Rücklaufüberwachung
• Kontrolle der Steuererklärungen auf Veränderung
• Integrierte ELSTER Plausiprüfung vor dem endgültigen Versand
• Darstellung als moderne Steuerkanzlei
• Einsparung von Portogebühren
• Volle Integration in das Dokumentenmanagement
• Umweltgerechte Unterstützung der „nachhaltigen Steuerkanzlei“

Eine unserer vielen Kundenstimmen:

Jochen Strecker, Steuerberater & Rechtsanwalt aus Schwaikheim

“Tolle Sache; haben nach Lizenzerteilung des Freizeichnungsportals dieses umgehend bei einem Mandanten für die ESt getestet. Hat problemlos funktioniert. Derzeit testen wir aus, wen wir alles über hmd.netarchiv und hmd.freizeichnungsportal zur total papierlosen Einkommensteuererklärung bringen können.

Dickes Lob an das Haus, so macht das Arbeiten Spaß.”