Clouddienste und Mandantenlösungen für Buchhaltungsservices

Wenn wir darüber sprechen, wie intensiv die Möglichkeiten des Internets heute genutzt werden, treffen wir auf sehr unterschiedliche Buchhaltungsservices. Die einen überlegen noch, ob eine eigene Homepage tatsächlich Sinn macht, während die anderen schon jetzt ausschließlich online mit ihren Mandanten kommunizieren und jede Menge Lösungen sowie Services in diesem Bereich bieten. Der Durchschnitt liegt – wie immer – in der Mitte.

Integrierte Mandantenlösungen von A bis Z

Wir bieten Ihnen mit unserem Produkt myKanzlei eine komplett integrierte Mandantenlösung, in der die digitale und sichere Kollaboration mit dem Mandanten an erster Stelle steht.

Jedem von Ihnen können wir mit myKanzlei, unseren digitalen Mandantenlösungen für die Cloud neue Wege aufzeigen, die Ihren Mandanten ganz sicher gefallen werden. Erleichterungen im Alltag, eine Zukunft ohne Papier. Wir setzen auf innovative Technologien und bieten Lösungen, die nicht mit dem Angebot anderer Berater vergleichbar sind. Wir schaffen eine einfache Integration.

Unter dem Produktnamen „myKanzlei“ stellt die hmd-software AG für Buchhaltungsservices und deren Mandanten den gesamten Prozess der Digitalisierung und Automatisierung des Rechnungswesens. Im Lohn & Gehaltsbereich sowie von Belegen und Dokumenten bereit. Dabei spielt der Umfang, welche Teile aus den Bereichen der Digitalisierung genutzt werden, absolut keine Rolle. Der größte Vorteil dieser Lösung ist die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an die Prozesse der Kanzlei und des Mandanten. Egal wie groß oder wie klein der Buchhaltungsservice oder das Unternehmen ist, ob nur Belege gescannt werden, Auswertungen bereitgestellt oder die gesamte Buchhaltung erledigt werden muss. myKanzlei passt sich in alle Bereiche perfekt ein und stellt für alle Beteiligten eine absolute Erleichterung bei der Abarbeitung der Prozesse in Digitalisierung und Automatisierung dar.

Gerade für innovative und marketingorientierte Buchhaltungsbüros, die Mandanten über größere Entfernungen hinweg betreuen oder Mandanten, die auf jegliche Art von Papierbelegen oder Papierauswertungen verzichten möchten, hält diese Lösung viele Vorteile bereit. Der Weg der Digitalisierung und Automatisierung bringt damit alle Beteiligten nach vorne und der Prozess vom digitalen Datenaustausch in jeder Form wird ins Rollen gebracht.

Es gibt so viele Prozesse, die sich im Bereich des Rechnungswesens, bei Lohn & Gehalt oder der Organisation im Buchhaltungsbüro  bzw. im Unternehmen moderner gestalten und schlicht und ergreifend einfacher machen lassen. Dabei macht die Ersparnis von Papier für Auswertungen und die Digitalisierung von Dokumenten und Belegen nur einen sehr kleinen Teil aus. Vielmehr geht es hier um die Optimierung von Prozessen im gesamten Ablauf. Zur Vermeidung von Fehlern beim manuellen Abtippen, der Suche nach Fehlern und dem damit verbundenen Zeitverlust. Diese Arbeiten müssen in Zukunft nicht mehr sein. Der entstandene Freiraum lässt sich sicher besser und ertragreicher nutzen und Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können in der gewonnen Zeit anspruchsvollere Tätigkeiten durchführen als bisher.

Mandantenlösungen für Buchhaltungsservices finden Sie hier: Unsere Mandantenlösungen in der Cloud

Übersicht der Funktionen und Lösungen, die myKanzlei in der Cloud zu bieten hat.

Bereich Rechnungswesen hmd.rewe:

Digitalisierung & Automatisierung

Im Rechnungswesen gibt es kein manuelles Tippen von Kassen- oder Bankauszügen, bzw. Debitoren- oder Kreditorenrechnungen mehr. Daten aus Kassensystemen werden digital eingelesen. Kassenbücher erstellt der Mandant selbst, ONLINE natürlich. Buchungsdaten aus Lohn & Gehalt, PayPal, Amazon, GetMyInvoices, Onlinehändler, usw. werden direkt per Schnittstelle in die Finanzbuchhaltung eingespielt. Damit sind die Massendaten einer Buchhaltung größtenteils verarbeitet. Wie wäre es jetzt, die Buchhaltung lieber Monat für Monat abschlussfähig zu machen?

Selbstbucher Mandantenlösungen

Stellen Sie Ihrem Mandanten die Rechnungswesen Selbstbucher Lösung zur Verfügung, die optimal auf Ihn abgestimmt ist. Lassen Sie Ihn den Zahlungsverkehr oder das Mahnwesen selbst durchführen. Ihr Mandant hat die besseren Informationen zu seinen Kunden und Lieferanten. Er kennt die Absprachen und kann diese im eigenen Zahlungsverkehr oder im Mahnwesen optimal nutzen. Natürlich ONLINE und nur auf einem Datenbestand. Damit sind auch hier Übernahmeläufe, doppelte Daten, die Mehrarbeit und Aufwand bedeuten, minimiert.

Elektronische und digitale Auswertungen

Ihr Mandant möchte nicht buchen, aber seine Auswertungen selbst erstellen? Gerne, geben Sie ihm im Lesezugriff Zugang zu seiner Finanzbuchhaltung. Damit kann Ihr Mandant, direkt auf dem Datenbestand des Buchhaltungsservice, seine Auswertungen verschlüsselt und sicher selbst erstellen. Saldenlisten, Betriebswirtschaftliche Auswertungen, Report, Graphiken, Offene Posten, Zahlungsverkehr, Mahnwesen, u.v.m. Damit erreichen Sie die optimale Bindung an Ihr Mandat, inkl. der Flexibilität, die Ihr Mandant von Ihnen erwartet.

Falls Sie der Meinung sind, dass dies zuviel ist, stellen Sie die Auswertungen dem Mandanten in der Cloud bereit. Über das Netarchiv per Tastendruck.

Verschlüsselte Datenübertragung Belegbilder und Auswertungen

Informationen zwischen Mandant und Buchhalungsservice werden in der myKanzlei Umgebung nicht per E-Mail ausgetauscht. Dieser Weg erscheint uns seit vielen Jahren viel zu unsicher. Der E-Mail-Versand ist zwar sehr verbreitet, aber immer mehr Steuerberater und Unternehmer besinnen sich auf ein Neues und verzichten beim Transport von sicherheitskritischen Informationen auf dieses Medium. Auswertungen, Belege, Dokumente, Verträge, Anschreiben, u.v.m. werden bei hmd sicher über das Portal mit hmd.dts übertragen. Und zwar in jede Richtung, sicher und verschlüsselt. Vom Sender bis zum Empfänger.

Abruf digitaler Rechnungen über GetMyInvoices

Bieten Sie Ihrem Mandanten die Möglichkeit, dass er seine Eingangsrechnung aus fremden Portalen über GetMyInvoices selbst abruft und Ihnen voll digital und voll automatisch in der Finanzbuchhaltung zur Verfügung stellt.

Onlineworkflow mit digitalen Belegen

Ob kleiner oder großer Mandant. Wer möchte nicht gerne über seine Lieferantenrechnungen Bescheid wissen? Digitalisierung, Kontroll- und Sicherheitsstufen, sofortige Bezahlung und Bereitstellung in der Finanzbuchhaltung. Alle diese Funktionen und noch mehr, finden Sie im hmd.workflow als lokale oder reine ONLINE Lösung für Ihren Mandanten.

Einfaches Scannen von Belegen für die Finanzbuchhaltung

Stellen Sie über den hmd.aspclient Ihrem Mandanten einfach eine kostenlose Lösung für das Scannen von Lieferantenrechnungen zur Verfügung. Spätere Erweiterungen für das Scannen von Kostenbelegen sind jederzeit möglich. Das Scannen von Belegen für Debitorenrechnungen ist eigentlich überflüssig. Ihr Mandant hat schließlich die Ausgangsrechnung und kann Ihnen diese digital zur Verfügung stellen.

Mandanten APP für die Digitalisierung Belegen

Mit unserer Mandanten APP myKanzlei für IOS und Android können Sie Ihrem Mandanten kostenlos die Möglichkeit geben, Beleg sofort zu digitalisieren und der Finanzbuchhaltung zur Verfügung zu stellen.

Bereich Büroorganisation hmd.orga:

Digitale Rechnungen mit ZUGFeRD

In der Eigenorganisation des Buchhaltungsservice werden Rechnungen an den Mandanten, nur noch ONLINE als E-Rechnung und mit ZUGFeRD erstellt. Die Rechnungen liegen als PDF im hmd.netarchiv für den Mandanten bereit. Die Mandantenrechnungen werden direkt in die Buchhaltung des Mandanten übertragen, wenn die Finanzbuchhaltung beim Buchhaltungsservice erstellt wird. Auf Knopfdruck kann der Sachbearbeiter diese sofort verbuchen. Alle relevanten Werte kommen aus der ZUGFeRD-Datei, mit der die Rechnung erstellt worden ist.

ONLINE Archiv Belege und Dokumente

Zusätzlich zu all´ diesen Funktionen in myKanzlei können Sie Ihrem Mandanten auch noch ein ONLINE-Archiv anbieten. Dieses Archiv kann er selbst bestücken, Ordner einrichten und mit seinen eigenen Daten füllen. Diese Daten werden dann, ebenfalls sicher in der „Cloud Made in Germany“, abgelegt. Zusätzlich findet Ihr Mandant dann auch noch ein Schließfach, zu dem nur er persönlich Zugang hat.

Kalendersynchronisation mit ICAL

Unser integriertes Kalendersystem hmd.infosystem ist nicht nur ein Kalender, den der Buchhaltungsservice komplett zur Bündelung aller Informationen rund um die Organisation nutzen kann. Dieser Kalender synchronisiert sich auch komplett mit Microsoft Outlook oder den heute gängigen mobilen Endgeräten mit den Betriebssystemen Android und IOS. Mit hmd.ical bieten wir hier die optimale Lösung, damit alle Termine und Adressen immer sofort verfügbar und aktuell an allen Standorten und Geräten vorhanden sind.

Volltextsuche in der Cloud in Belegbildern und Dokumenten

Über die Volltextsuche sowohl im Netarchiv als auch in hmd.onlinesearch stehen Ihrem Mandanten alle Inhalte aus seinen Belegen und Dokumenten des Rechnungswesens, sowie die für ihn freigegebenen Dokumente innerhalb des hmd.netarchiv, zur Verfügung. Applikationen für jedes Betriebssystem und eine APP für alle mobilen Endgeräte runden das ganze Thema ab. Auch hier sei wieder erwähnt, dass es nur einen Datenbestand gibt. Es gibt also keinen Belegbilde und keine Dokumente mehrmals an verschiedenen Orten oder Ablagen. Das reduziert die Suchzeiten und erhöht die Sicherheit und Aktualität der gefundenen Informationen.

Steuerfachinformationen - Recherche- und Infosysteme

Sie suchen eine ONLINE-Recherchedatenbank zu Gerichtsurteilen, Rechtsprechungen, Gesetzestexten, Hinweisen, Musterfällen, Gutachten, usw.? Dann sind Sie bei myhmd an der richtigen Stelle. Hier sind vier verschiedene Informationsquellen an einem Punkt gebündelt. Mit der hmd Anwenderinfo, dem Haufe Steueroffice Gold und der NWB Datenbank stehen Ihnen alle Informationen ONLINE und permanent zur Verfügung. Außerdem sind die Dienste der NWB Datenbank in der Einkommensteuer an jeder Stelle integriert.

Bereich Steuern hmd.steuern:

eGoverment Lösungen der Finanzverwaltung

Zum gesamten Thema KONSENS in der Finanzverwaltung gehört der gesamte Bereich der digitalen Kommunkation, Ablage und Belegaufbereitung. Die allerwichtigsten Funktionen sind in hmd komplett enthalten.

Elektronischer Belegtransfer (NachDiGal)

Übertragen Sie digitalen Belege und Dokumente direkt an das Finanzamt, wenn von dort die Beleganforderung kommt. Einfach per Mausklick aus dem Dokumentenmanagement oder Einkommensteuer.

Vorausgefüllte Steuererklärung (VaSt)

Rufen Sie in der Einkommensteuer die Daten aus der vorausgefüllten Steuererklärung einfach ab und übertragen diese automatisch in die entsprechenden Zeilen der Steuererklärung. Als Vergleich und zur Kontrolle bekommen Sie immer die manuellen und automatischen Werte gegenüber gestellt.

Freizeichnungsportal

Über unser Freizeichnungsportal stellen Sie Ihrem Mandanten alle steuerlichen Auswertungen digital bereit. Ihr Mandant erhält so von Ihnen alle Unterlagen, Dokumente, usw. zur Prüfung, damit eine ONLINE Freizeichnung für die Abgabe der Daten über ELSTER aus Ihrer Kanzlei erfolgen kann, ohne den unnötigen Papierweg zu beschreiten. Das spart wieder Zeit und Ihr Mandant ist bestens in die Abläufe der Kanzlei eingebunden. Wieder ein Service mehr, mit dem die Kanzlei punkten kann. Sicher ist die Bereitstellung selbstverständlich auch. Die Daten sind nur für den Firmeninhaber innerhalb des hmd.netarchiv einsehbar. Über einen SMS-Code, werden sowohl die Zugriffsberechtigung, als auch die Freischaltung geprüft und durchgeführt.

Bereich Lohn & Gehalt hmd.lohn:

Digitalisierung & Automatisierung

Im Lohn- & Gehaltsbereich werden keine Stundenzettel oder Angaben zur Lohnabrechnung mehr erstellt. Ihr Mandant kann diese Daten selbst erfassen. Stellen Sie ihm einfach eine auf ihn zugeschnittene Erfassungsmaske für seine Daten bereit. ONLINE natürlich. Die erfassten Daten stehen dann direkt dem zuständigen Lohnsachbearbeiter zur Verfügung und können dort kontrolliert und komplementiert werden. Damit sind Übertragungsfehler, Tippfehler, usw. ausgeschlossen. Korrekturen können immer noch jederzeit durchgeführt werden. Die Lohnauswertungen, sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeiter des Unternehmens, stehen selbstverständlich auch ONLINE zur Verfügung. Jeder Mitarbeiter des Mandanten hat einen eigenen Zugang zu seinen Auswertungen. Sicher in der „Cloud Made in Germany“.

Auswertungsservice Buchhaltungsservices | Elektronische Lohn-Akte Mandant
Der automatisierte Import der Lohnauswertungen in das Dokumentenmanagement und die Bereitstellung in das Cloudarchiv (hmd.netarchiv) erlauben es dem Buchhaltungsservicei, alle Auswertungen ohne ein einziges Stück Papier an den Mandanten weiter zu geben. Selbst der Zahlungsverkehr für die Löhne kann direkt ONLINE mit dem Kreditinstitut abgewickelt werden. Hier ist nur eine Unterschrift oder ein Anruf bei der Bank notwendig.

Auswertungsservice Buchhaltungsservice | Elektronische Lohn-Akte Mitarbeiter

Stellen Sie den Mitarbeitern Ihres Mandanten die Auswertungen ebenso digital zur Verfügung. Jeder Mitarbeiter hat seinen eigenen gesicherten Zugang im hmd.netarchiv und kann dort alle Auswertungen einsehen. Ein großer Vorteil ist, dass neue Mitarbeiter automatisch in hmd.mandant und Dokumentenmanagement angelegt werden und damit Zugriff auf Ihre Dokumente besitzen.

Digitale Lohnvorerfassungssysteme

Stellen Sie Ihrem Mandanten vorkonfigurierte und individuelle Vorerfassungssystem für die Lohnabrechnung zur Verfügung. Damit entfallen die doppelte Erfassung von z.B. Stundenerfassungen, Gehaltsänderungen oder Einmalzahlungen.

Personal Zeiterfassung und Einsatzplanung

Stellen Sie Ihrem Mandanten Zeiterfassungssysteme oder Personaleinsatzplanungen digital zur Verfügung. Als APP oder Anwendung. Direkt verbunden mit dem hmd.lohn.

Bereich System hmd.system:

Sicherheitsclient für die Kommunikation

Der hmd.aspclient auf den jeweiligen Geräten stellt die Verbindung zu allen Diensten, Services und ONLINE-Zugriffen her. Ebenso steuert er den Zugang zu Dokumenten, Protokollen und Belegen im Portal. Am wichtigsten ist aber die einfache und sichere Handhabung für jeden Sachbearbeiter und Mandanten. Kein falsches Scannen in Farbe oder mit falschen Dokumenten mehr.

Buchhaltungsserviceportal

Abgerundet werden die Lösungen alle mit unserem hmd.portal, das wir auf Wunsch jeder Kanzlei und jedem Unternehmen zur Verfügung stellen. Hier werden alle Informationen gesammelt und können durch den Kanzleiinhaber, Steuerberater oder Unternehmer konfiguriert werden. Zugriffsrechte für Mandanten und Firmen, Freigaben, Protokolle, Benutzer, Kennwörter, Dienste, usw. können hier eingerichtet werden.

Outsourcing IT-Services und IT-Leistungen

Sie möchten gerne die IT-Geräte oder IT-Dienstleistungen auslagern und die Verantwortung für die Updates, die Datensicherung, das Laufzeitverhalten, u.v.m. an Ihren Dienstleister abgeben? Auch hier haben wir mit hmd.skyasp die Lösung für Sie parat. Im Rechenzentrum der Eurodata in Saarbrücken können wir Ihre gesamte EDV abbilden und betreuen. Dort steht der Kanzlei ein Rechenzentrum mit höchsten Sicherheitsansprüchen und Spezialisten aller Bereiche zur Verfügung. Natürlich wieder „Cloud Made in Germany“.

ONLINE Datensicherung

Eine Datensicherung in der Cloud bieten heute viele Unternehmen an. Aber mit hmd.datenarchiv und hmd.backup stellen wir Ihnen nicht nur eine Datensicherung in der Cloud bereit, sondern auch eine besondere Art der Wiederherstellung. Wir sichern nicht nur einfach die Daten, sondern wir erstellen nach jedem Tag und für jeden Mandanten eine Veränderungssicherung. Damit ist zum Beispiel gewährleistet, dass Sie die Daten eines einzelnen Mandanten taggenau wiederherstellen können. Das ist in vielen Systemen wieder nur mit dem Administrator möglich, nicht so bei hmd. Hier können Sie die Daten selbst wiederherstellen.

Fazit der Leistungen von myKanzlei.

Sie sehen schon am heutigen Leistungsspektrum von myKanzlei, welches Potenzial hier in der digitalen ONLINE Welt bei hmd-softare AG steckt. Das bauen wir natürlich kontinuierlich, mit Ihnen gemeinsam, aus. Ziel ist es, die Bindung an Ihren Mandanten weiter zu verbessern, die Abläufe und Prozesse zu vereinfachen, sicherer und effektiver zu gestalten. Daten dürfen nur noch einmal in die Hand genommen und bereits digitale Daten nicht mehr manuell bearbeitet werden.

Und um myKanzlei noch abzurunden und auch dem Sicherheitsaspekt gerecht zu werden, ist der gesamte Software- und Kommunikationsprozess natürlich aus einer Hand. Alles entwickelt bei hmd in Andechs. Keine Fremdsoftware, kein fremdes Rechenzentrum, keine externe Datenablage und das alles datenschutzkonform. Dies sollte heute im Bereich der Steuerberatersoftware einfach Standard sein.

Werden Sie ONLINE Steuerberater mit den Lösungen der hmd-software ag. Dabei spielt es keine Rolle, ob Onlinesteuerberater 2.0 oder 4.0. Bieten Sie Ihren Mandanten einfach mehr an, entlasten Sie Ihr Personal und befreien Sie es von manuellen und stupiden Tipparbeiten.