Mandanteninfobrief unklare Belege - Finanzbuchhaltung

Zeitersparnis und Komfort mit dem hmd.infobrief

Ungeklärte Buchungsbelege, die erst noch mit dem Mandanten oder dem Unternehmen abgeklärt werden müssen, bevor der Beleg in der Buchhaltung komplett verbucht werden kann, kommen immer wieder vor. Fragen zu Buchhaltungsthemen wie „angeschaffte Wirtschaftsgüter“, „Private Ausgaben“, „fehlende Belege“, „Zuordnung der Kostenstelle“ usw. können nur zwischen dem Mandanten und dem Sachbearbeiter direkt geklärt werden.

Ist nun der Ansprechpartner beim Mandanten nicht erreichbar, beginnen die Mitarbeiter in den Steuerkanzleien, Buchhaltungsservices, etc. ihr eigenes Aufzeichnungssystem zu erstellen. Angefangen von gelben Zetteln am Bildschirm, eigenen Exceltabellen oder das Konto „durchlaufende Posten“ werden für diese Zwecke verwandt. Diese Art der Bearbeitung erfordert bei der später erhaltenen Information zur Buchung immer sehr viel manuelle Arbeit. Kommt die Information Wochen oder Monate später, muss der Buchungsvorfall komplett neu aufgerollt werden. Dies kostet unnötig viel Zeit und Ärger. Ist auch noch die Umsatzsteuer oder das Anlagevermögen mit im Spiel, müssen diese Punkte erst wieder abgestimmt werden.

Kann das die Basis für eine hochwertige Finanzbuchhaltung sein?

Natürlich nicht, hierfür gibt es unsere Softwarelösung hmd.infobrief. Mal ganz abgesehen davon, wie viel Zeit verloren geht, während Ihre Mitarbeiter ständig versuchen, Ihre Mandanten wegen unklarer Belege zu erreichen.

Der Mandanteninfobrief schafft Abhilfe und zwar auf verblüfend einfache Art und Weise. Wenn der Steuerberater oder Sachbearbeiter in der Steuerkanzlei eine Erfassung verbucht, zu der noch Rückfragen bestehen, setzt er einfach das Zeichen „#” an den Beginn des Erfassungstextes. Dieses Zeichen lesen wir aus und erstellen automatisch eine Auflistung aller betroffenen Auswertungen. Im zweiten Schritt können Sie dann alle ungeklärten Erfassungen auswerten und dem Mandanten in Form von Brief, Fax, hmd.dts usw. digital zur Verfügung stellen.

In frei definierbaren Vorlagen, für Ihr Anschreiben und die zweite Seite mit den unklaren Erfassungen, bekommt der Mandant alle Information zur Nachfrage des Beleges. Datum, Konto, Gegenkonto oder Fragen zum Beleg versetzen den Mandanten in die Lage, direkt eine Antwort auf den Brief zu verfassen und diesen zurückzuschicken.

Kommen die Informationen in den Buchhaltungsservice zurück, wird die Erfassung entsprechend korrigiert, die Markierung "#" aus dem Text entfernt und korrekt verbucht.

Mit der automatischen Rücklaufüberwachung werden Papieraufzeichungen überflüssig

Durch den Postein- und Postausgang und der darin enthaltenen Rücklaufüberwachung für Termine und Belege lassen sich alle Vorgänge und Erinnerungen direkt überwachen und verarbeiten. Damit ist die Papieraufzeichnung mit gelben Zetteln oder Exceltabellen nicht mehr nötig und ein weiterer Schritt Ihres Buchhaltungsbüros in Richtung Digitalisierung ist eingeläutet.

Mit dem hmd.infobrief kann

• jede Erfassung mit der Raute „#“ als ungeklärt gekennzeichnet werden.
• die Briefvorlage für Anschreiben/ungeklärte Erfassungen individuell angepasst werden.
• der Mandant digital informiert werden.
• die ungeklärte Buchung nach Erhalt der Information korrigiert werden.
• jede Buchung im Korrekturverlauf laut GoBD nachverfolgt werden.
• das Postbuch zur Kontrolle und Sicherheit des Informationseingangs herangezogen werden.
• ein bestimmter Zeitraum für die Auswertung angewählt werden.
• wirtschaftsjahresübergreifend auf die ungeklärten Erfassungen zugegriffen werden.

Vorteile mit dem hmd.infobrief

• Benutzung von gelben Zetteln oder Excel-Tabellen entfällt
• Informationen auch von Heimarbeitern und Außenstellen nutzbar
• keine Verbuchung unklarer Vorgänge auf Sonderkonten oder durchlaufende Posten
• Nachverfolgung der Belege auf Wunsch durch das Postbuch
• Erinnerung und Anzeige in der Rücklaufüberwachung
• Volltextsuche der Dokumente über hmd.search, die Volltextsuche

Produktinfo hmd.infobrief »