Qualitätskontrolle Finanzbuchhaltung - Kontoabstimmmanager

Lästige, aber notwendige Arbeiten, wie das Abstimmen von Konten, die Prüfung der Vollständigkeit von Buchungen bei Miete, Pacht und Telefon , Kassenprüfungen oder gar das komplette Auflösen von Konten gehören heute zum Alltag in der Steuerkanzlei, einem Buchhaltungsservice und im Unternehmen. Vermissen Sie nicht auch hier mehr Komfort und Zeitersparnis für Arbeiten, die eigentlich nur zur Kontrolle und der eigenen Sicherheit durchgeführt werden?

Für mehr Automatisierung und Digitalisierung im Rechnungswesen - Finanzbuchhaltung mit Qualitätskontrolle

Schauen wir uns doch einmal die Kontenabstimmung an und wie sich dieser Bereich in den vergangenen Jahren geändert hat. Früher wurde noch alles auf dem Papier abgestimmt. Erst wurden die Konten gedruckt - was heute einfach nicht mehr dem Ökostandard entspricht - und danach auf dem Papier bei den entsprechenden Konten die Buchungen mit Strichen, Farben, Kringel usw. versehen.

In modernen EDV Buchhaltungslösungen kann auf den Druck und auf das Papier verzichtet werden. Bei unserer digitalen Abstimmung des Kontos werden die Buchungen einfach markiert und mit der Gegenbuchung verbunden, per Mausklick. Auf Wunsch können sogar die Buchungen aus dem Vorjahr bzw. dem Folgejahr farblich mit in die Abstimmung einbezogen werden. Damit hat der Buchhalter einen perfekten Überblick, immer ein abgestimmtes Konto und die Umwelt wurde nebenbei auch noch geschont.

Viel wichtiger als das sind allerdings die Zeitersparnis und das Plus an Transparenz für alle anderen Mitarbeiter der Buchhaltung oder des Unternehmens, die ebenfalls auf die Informationen im Zuge des Jahresabschlusses zugreifen möchten.

Kontenauflösungen, das Prüfen der monatlichen Verbindlichkeiten aus sozialen Abgaben, durchlaufende Posten, Geldtransit, Offene Posten uvm. werden so einfach und schnell erledigt. Sind jetzt auch noch die digitalen Belege oder Rechnungen mit im Anhang der Buchung enthalten, ist alles perfekt. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Finanzbuchhaltung bei einem Buchhaltungsservice oder direkt im Unternehmen durchgeführt wird.

Ein Informationspool für alle

Müssen Konten aufgelöst oder Buchungen geändert werden, ist an dieser Stelle keine Notiz zu erstellen oder Randbemerkungen zur Umbuchung zu machen, sondern die entsprechende Buchung wird einfach an Ort und Stelle zur Korrektur aufgerufen. Ist eine neue Buchung notwendig, kann diese ebenfalls direkt im Konto eingegeben werden. Dies führt zu einer schnellen und sicheren Umsetzung der anstehenden Aufgaben. Hinterlegung von Kommentaren und Texten zum Konto und innerhalb des Abstimmkreises führen alle Mitarbeiter, die das Mandat betreuen oder mit der Buchführung betraut sind, zum gleichen Informationspool. Rückfragen, gerade bei zeitlich kritischen Prozessen, können hier erheblich reduziert werden.

Ob monatlich, im Quartal oder im Rahmen des Jahresabschlusses ist es oft notwendig die Vollständigkeit in manchen Buchungsbereichen mit zu überprüfen. Sind in der Finanzbuchhaltung Mieten, Pachten, Versicherungen, Telefon und Internet sowie Darlehen vorhanden, sollten die monatlichen Verbuchungen geprüft werden. So kann es z. B. sinnvoll sein, bei der Miete oder Pacht in den Textbausteinen die Zahl 12 zu hinterlegen. Also die monatliche Buchung. Bei Versicherungen kann ebenfalls 12 oder 4 für das Quartal hinterlegt werden. Im Fortschritt der Finanzbuchhaltung bekommen Sie dann eine Vollständigkeitsauswertung, die Ihnen sofort einen Überblick über ggf. fehlende Zahlungen oder Buchungen erlaubt.

Damit Sie aber bei der Kontrolle der Buchhaltung nicht durch alle Konten klicken müssen, ist es sinnvoll, nur die relevanten Konten mit dem Abstimmkennzeichen zu versehen. Sie können sich dann auf diese Vorauswahl konzentrieren und müssen nicht erst suchen, um welche Konten es sich handelt. Ein unschätzbarer Vorteil, der die Effizienz der Buchhaltung erhöht.

Mit der hmd.kontoabstimmung können

• Konten digital am Bildschirm abgestimmt werden.
• Vorjahr, laufendes Jahr und Folgejahr abgestimmt und farblich gekennzeichnet werden.
• Konten, die für die Abstimmung notwendig sind, selbst ausgewählt werden.
• Belege und Dokumente mit angezeigt werden.
• Konten dem Mandanten über hmd.dts sofort digital bereitgestellt werden.
• Konten nach der Kontenart selektiert werden.
• Buchungen sofort zur Korrektur aufgerufen werden.
• neue Buchungen im Kontoblatt erstellt werden.
• Kommentare zu Konto und Buchungen hinterlegt werden.
• Zinsen für den Zeitraum berechnet und verbucht werden.

Vorteile der hmd.kontoabstimmung

• freie Definition der Ansichten für abzustimmende Konten
• Blätterfunktion für nur gebuchte Konten im Zeitraum
• Übersicht über alle angelegten Wirtschaftsjahre
• Ansicht Buchhaltung mit Handels- oder Steuerbilanz-Buchungen
• visuelle Kontrolle und Anzeige des Abstimmstatus des Kontos
• Statusübersicht für abzustimmende Konten
• Abstimmung eines Kontos von mehreren Sachbearbeitern gleichzeitig

Produktinfo hmd.kontoabstimmung »